לכל משתמש ביומן Google משויך יומן ראשי ומספר יומנים אחרים שיש לו גישה אליהם. המשתמשים יכולים ליצור אירועים ולהזמין משתמשים אחרים, כפי שמתואר בתרשים הבא:
בדוגמה הזו מוצגים שני משתמשים, שירה א' ו-אילן כ'. לכל אחד מהם יש יומן ראשי וכמה יומנים משויכים אחרים. בדוגמה מוצגים גם שני אירועים: מצגת סוף שנה וערבי גיבוש של הצוות.
ריכזנו כאן כמה עובדות שמוצגות בתרשים:
רשימת היומנים של שרון כוללת את היומן הראשי שלה, וגם יומנים של הקבוצה שלה ושיעורי הצ'לו.
רשימת היומנים של ווי כוללת את היומן הראשי שלו, את יומן הצוות, יומן למעקב אחרי סטטוסים ואת היומן הראשי של סוזן.
באירוע 'הצגת סוף השנה', שרון מופיעה כמארגנת ווי כמשתתפת.
האירוע של יציאת הצוות להוואי מוגדר כאירוע בארגון של יומן הצוות (כלומר, הוא נוצר ביומן הזה) והועתק לסו וואי כמשתתפים.
המושגים האלה: יומנים, אירועים, משתתפים ועוד, מוסברים בהרחבה בקטעים האחרים במדריך הזה: