Descripción general de la API de Etiquetas de Drive

Las etiquetas son metadatos que defines para ayudar a los usuarios a organizar, encontrar y aplicar políticas a los archivos de Google Drive. La API de Drive Labels es una API de RESTful que admite procesos comerciales adjuntando metadatos a tus archivos de Drive. Estos son algunos usos comunes de esta API:

  • Clasificar el contenido para seguir una estrategia de administración de la información: Crea una etiqueta para identificar contenido sensible o datos que requieran un control especial. Por ejemplo, puedes crear una etiqueta con distintivo (una etiqueta con valores de opciones con codificación de color) titulada “Sensibilidad” con los valores “Secreto”, “Confidencial” y “Público”.

  • Aplicar una política a los elementos de Drive: Crea etiquetas para administrar el contenido de Drive durante su ciclo de vida y asegúrate de que cumpla con las prácticas de mantenimiento de registros de tu organización. Por ejemplo, usa etiquetas para gestionar una política de pérdida de datos (DLP) en la que los archivos con una etiqueta de “Sensibilidad” establecida en “Secreto” no se puedan descargar en una computadora.

  • Seleccionar y encontrar archivos: Crea etiquetas para aumentar la capacidad de búsqueda del contenido de tu empresa, lo que permite que las personas de tu organización encuentren elementos según las etiquetas y sus campos. Por ejemplo, alguien de tu organización podría usar las opciones de búsqueda de Drive para encontrar todos los contratos pendientes de firma antes de una fecha específica.

A continuación, se incluye una lista de términos comunes que se usan en la API de Drive Labels:

Etiqueta

Son metadatos estructurados que se colocan en un archivo de Drive. Los usuarios de Drive pueden asignar etiquetas y establecer valores de campo de etiquetas para los archivos. Las etiquetas se componen de lo siguiente:

Nombre de la etiqueta
Es el nombre del recurso de la etiqueta. El ID de la etiqueta forma parte del nombre de la etiqueta. Según la solicitud, el nombre tiene el formato labels/{id} o labels/{id}@{revisionId}. Para obtener más información, consulta Etiqueta la revisión a continuación.
ID de la etiqueta
Un identificador único a nivel global para la etiqueta. El ID forma parte del nombre de la etiqueta, pero, a diferencia del nombre, es coherente entre las revisiones.

Existen 2 estilos de etiquetas:

Etiqueta con distintivo

Una etiqueta con un tipo de campo SelectionOptions que contiene opciones que se pueden codificar por colores para indicar importancia. Para ello, configura badgeConfig a través de Properties de un Choice.

Drive muestra el color de la opción elegida para cada archivo para que los usuarios comprendan con claridad el estado, la clasificación, etcétera, del archivo. Por ejemplo, la opción “Secreto” para la etiqueta con distintivo “Sensibilidad” podría mostrarse en rojo. Solo puedes tener una etiqueta con insignia a la vez.

Etiqueta estándar

Una etiqueta que contiene cero o más tipos de campo. Una etiqueta estándar puede tener un título, como “Proyecto Moonshot”, y puede indicar todos los archivos relacionados con el proyecto. Una etiqueta estándar también puede tener varios campos estructurados. Por ejemplo, una etiqueta con el título "Contrato" podría contener los campos "Empresa", "Fecha límite", "Estado" y "Firmantes". Cada campo es de un tipo específico (texto, fecha, selección o usuario).

Diagrama de la etiqueta con distintivo
Figura 1: Etiqueta con distintivo
Diagrama de etiquetas estándar.
Figura 2: Etiqueta estándar
Campo

Es un componente individual de una etiqueta que se puede escribir y configurar. Una etiqueta puede tener cero o más campos asociados.

Tipo de campo
Es el tipo de datos del valor asociado con el campo. Se puede configurar como texto, número entero, fecha, usuario o selección. Si configuras el campo con ListOptions, puedes establecer los campos de usuario y selección con varios valores. El tipo elegido afecta los valores válidos aplicables a los elementos de Drive y las opciones de búsqueda disponibles.
Elección

Es una de las varias opciones que puede elegir un usuario dentro de un campo SelectionOptions.

Tipo de etiqueta

Todas las etiquetas incluyen un LabelType. Existen 2 tipos de etiquetas:

Administrador

Para crear y editar etiquetas que pertenecen al administrador, debes ser administrador de la cuenta con el privilegio Administrar etiquetas.

Los administradores pueden compartir etiquetas de administrador con cualquier usuario para otorgarle la posibilidad de verlas y aplicarlas a los elementos de Drive. Para modificar o leer los valores de las etiquetas en los elementos de Drive, se requieren los siguientes permisos:

  • Modificación: Para que un usuario modifique los metadatos de un elemento de Drive relacionados con una etiqueta determinada, debe tener los niveles de permiso adecuados:

    • Elemento de Drive: EDITOR
    • Etiqueta: APPLIER

  • Lectura: Para que un usuario lea o busque los metadatos de un elemento de Drive relacionados con una etiqueta determinada, debe tener los niveles de permiso adecuados:

    • Elemento de Drive: READER
    • Etiqueta: READER
Compartida

Los usuarios que no son administradores pueden crear etiquetas compartidas que otros usuarios pueden aplicar a los elementos de Drive. Los equipos pueden crear y organizar sus propias etiquetas para usarlas dentro del equipo sin necesidad de un administrador.

Taxonomía de etiquetas

Son los campos de etiquetas configurados actualmente que están disponibles para los usuarios para aplicarlos a los archivos de Drive. También se conoce como esquema de etiquetas.

Taxonomías de etiquetas de ejemplo:

  • Sensibilidad: rojo, naranja, amarillo y verde
  • Estado: No iniciado, Borrador, En revisión, Final
  • Tipo de contenido: Contrato, Documento de diseño, maqueta
  • Departamento: Marketing, Finanzas, Recursos Humanos, Ventas
Ciclo de vida de las etiquetas

Las etiquetas pasan por un ciclo de vida en el que se crean, publican, actualizan, etc. A medida que una etiqueta pasa por el ciclo de vida, su revisión de etiqueta se incrementa. Para obtener más información, consulta Ciclo de vida de las etiquetas.

Revisión de etiquetas

Es una instancia de la etiqueta. Cada vez que se crea, actualiza, publica o da de baja una etiqueta, la revisión de la etiqueta aumenta.

Revisión del borrador
Es el número de revisión de la instancia de borrador actual de la etiqueta. Puedes realizar varias actualizaciones en una etiqueta, cada una de las cuales incrementa su número de revisión de borrador, sin afectar la revisión publicada. La capacidad de tener etiquetas de borrador te permite probar las actualizaciones de etiquetas antes de publicarlas.
Revisión publicada
Es el número de revisión de la versión publicada de una etiqueta. La etiqueta publicada es la instancia de la etiqueta que está disponible para los usuarios en el momento.