סקירה כללית על Drive Labels API

תוויות הן מטא-נתונים שמוגדרים על ידכם כדי לעזור למשתמשים לארגן, למצוא ולהחיל מדיניות על קבצים ב-Google Drive. ‏Drive Labels API הוא ממשק API ל-REST שתומך בתהליכים עסקיים על ידי צירוף מטא-נתונים לקובצי Drive. שימושים נפוצים בממשק ה-API הזה:

  • סיווג תוכן בהתאם לאסטרטגיית ניהול מידע – אפשר ליצור תווית כדי לזהות תוכן רגיש או נתונים שדורשים טיפול מיוחד. לדוגמה, אפשר ליצור תווית עם תג (תווית עם ערכי אפשרויות מקודדים בצבע) בשם 'רגישות' עם הערכים 'סודי ביותר', 'סודי' ו'גלוי לכולם'.

  • החלת מדיניות על פריטים ב-Drive – תוכלו ליצור תוויות כדי לנהל את התוכן ב-Drive לאורך מחזור החיים שלו ולוודא שהוא עומד בשיטות של הארגון לשמירת תיעוד. לדוגמה, אפשר להשתמש בתוויות כדי לנהל מדיניות למניעת אובדן נתונים (DLP), שבה אי אפשר להוריד למחשב קבצים עם תווית 'רגישות' שמוגדרת כ'סודי ביותר'.

  • לסדר ולמצוא קבצים – תוכלו ליצור תוויות כדי לשפר את יכולת החיפוש של התוכן של החברה, ולאפשר לאנשים בארגון למצוא פריטים על סמך התוויות והשדות שלהן. לדוגמה, משתמש בארגון יכול להשתמש באפשרויות החיפוש ב-Drive כדי למצוא את כל החוזים שצריך לחתום עליהם עד לתאריך מסוים.

ריכזנו כאן רשימה של מונחים נפוצים שמופיעים ב-Drive Labels API:

תווית

מטא-נתונים מובְנים שמוטמעים בקובץ ב-Drive. משתמשי Drive יכולים להקצות תוויות ולהגדיר ערכים בשדות של התוויות לקבצים. התוויות מורכבות מ:

Label name
שם המשאב של התווית. מזהה התווית הוא חלק משם התווית. בהתאם לבקשה, השם יכול להיות בפורמט: labels/{id} או labels/{id}@{revisionId}. למידע נוסף, ראו תיקון תוויות בהמשך.
מזהה תווית
מזהה ייחודי גלובלי של התווית. המזהה הוא חלק משם התווית, אבל בניגוד לשם, הוא נשאר קבוע בין הגרסאות השונות.

יש 2 סגנונות של תוויות:

תווית עם תיוג

תווית עם שדה מסוג SelectionOptions שמכיל אפשרויות שאפשר לסמן בצבעים שונים כדי לציין את מידת החשיבות שלהן. כדי לעשות זאת, מגדירים את הערך של badgeConfig דרך Properties של Choice.

ב-Drive מוצג הצבע של האפשרות שנבחרה לכל קובץ, כדי שהמשתמשים יוכלו להבין בבירור את הסטטוס, הסיווג וכו' של הקובץ. לדוגמה, האפשרות 'סודי ביותר' בתווית עם התג 'רגישות' עשויה להופיע באדום. אפשר להוסיף תג רק לתווית אחת בכל פעם.

תווית רגילה

תווית שמכילה אפס או יותר טיפוסי שדות. לתווית רגילה יכול להיות שם, כמו 'פרויקט Moonshot', והיא יכולה לציין את כל הקבצים שקשורים לפרויקט. לתווית רגילה יכולים להיות גם כמה שדות מובְנים. לדוגמה, תווית עם השם 'חוזה' עשויה להכיל את השדות 'חברה', 'תאריך יעד', 'סטטוס' ו'חותמים'. לכל שדה יש סוג ספציפי (טקסט, תאריך, בחירה או משתמש).

תרשים של תווית עם תיוג.
איור 1. תווית עם תיוג
תרשים של תווית רגילה.
איור 2. תווית רגילה
שדה

רכיב ספציפי של תווית שניתן להגדרה. לתווית יכולים להיות משויכים אפס שדות או יותר.

סוג השדה
סוג הנתונים של הערך שמשויך לשדה. אפשר להגדיר אותו כטקסט, מספר שלם, תאריך, משתמש או בחירה. אם מגדירים את השדה באמצעות ListOptions, אפשר להגדיר בשדות המשתמש והבחירה כמה ערכים. הסוג שנבחר משפיע גם על הערכים התקפים שחלים על הפריטים ב-Drive וגם על האפשרויות הזמינות לשאילתות החיפוש.
Choice

אחת מכמה אפשרויות שמשתמש יכול לבחור מתוך שדה SelectionOptions.

סוג התווית

כל התוויות כוללות LabelType. יש שני סוגים של תוויות:

מנהל מערכת

כדי ליצור ולערוך תוויות בבעלות האדמין, צריך להיות לכם הרשאת אדמין בחשבון עם ההרשאה ניהול תוויות.

אדמינים יכולים לשתף תוויות אדמין עם כל משתמש כדי לתת לו אפשרות להציג אותן ולהחיל אותן על פריטים ב-Drive. כדי לשנות או לקרוא ערכים של תוויות בפריטים ב-Drive, נדרשות ההרשאות הבאות:

  • שינוי – כדי שמשתמש יוכל לשנות את המטא-נתונים של פריט ב-Drive שמשויכים לתווית מסוימת, צריכות להיות לו רמות ההרשאה המתאימות:

    • פריט ב-Drive: EDITOR
    • תווית: APPLIER

  • קריאה – כדי שמשתמש יוכל לקרוא או לחפש את המטא-נתונים של פריט ב-Drive שמשויכים לתווית מסוימת, צריכות להיות לו רמות ההרשאה המתאימות:

    • פריט ב-Drive: READER
    • תווית: READER
שותף

משתמשים שאינם אדמינים יכולים ליצור תוויות משותפות שאנשים אחרים יוכלו להחיל על פריטים ב-Drive. צוותים יכולים ליצור ולנהל תוויות משלהם לשימוש בתוך הצוות, בלי צורך באדמין.

טקסונומיית תוויות

שדות התוויות שמוגדרים כרגע וזמינים למשתמשים להצגה על קבצים ב-Drive. נקרא גם סכימה של תווית.

דוגמאות למערכת סיווג של תוויות:

  • רגישות – אדום, כתום, צהוב, ירוק
  • סטטוס – לא התחיל, טיוטה, בבדיקה, סופי
  • סוג התוכן – חוזה, מסמך עיצוב, מודל
  • מחלקה – שיווק, כספים, משאבי אנוש, מכירות
מחזור החיים של תוויות

לתוויות יש מחזור חיים, שבו הן נוצרות, מתפרסמות, מתעדכנות וכו'. ככל שהתווית עוברת את מחזור החיים, הערך של label revision שלה עולה. מידע נוסף זמין במאמר מחזור החיים של תוויות.

גרסת התווית

מופע של התווית. בכל פעם שיוצרים, מעדכנים, מפרסמים או מבטלים תווית, גרסת התווית עולה.

גרסה קודמת
מספר הגרסה של מופע הטיוטה הנוכחי של התווית. אפשר לבצע כמה עדכונים בתווית, וכל עדכון יגביר את מספר הגרסה של טיוטת התווית, בלי להשפיע על הגרסה שפורסמה. היכולת ליצור טיוטות של תוויות מאפשרת לכם לבדוק את עדכוני התוויות לפני הפרסום.
גרסה שפורסמה
מספר הגרסה של הגרסה שפורסמה של התווית. התווית שפורסמה היא המופע של התווית שזמין כרגע למשתמשים.