Mengundang pengguna ke acara

Membuat peristiwa

Jika memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, Anda dapat menambahkan acara menggunakan metode Events: insert.

Metode ini menambahkan acara langsung ke kalender penyelenggara, terlepas dari setelan mereka untuk menambahkan undangan.

Menambahkan tamu

Dengan metode ini, Anda juga dapat menambahkan tamu ke acara yang sama dengan menambahkan alamat email mereka ke properti attendees acara. Setiap perubahan mendatang yang dilakukan oleh penyelenggara pada acara akan disebarkan kepada peserta.

Tamu akan menerima undangan dari alamat email penyelenggara. Pengguna Google Kalender menerima undangan di email dan/atau di kalender mereka, bergantung pada setelan Acara dalam setelan Google Kalender mereka:

• Jika mereka memiliki setelan From everyone, acara akan langsung ditambahkan ke kalender mereka
• Jika mereka memiliki setelan Only if the sender is known, acara akan ditambahkan langsung ke kalender mereka jika mereka pernah berinteraksi dengan penyelenggara, jika penyelenggara berada di organisasi yang sama, atau jika penyelenggara berada di kontak Google mereka. Jika penyelenggara tidak dikenal, mereka dapat mengklik Tambahkan ke kalender atau menanggapi RSVP dengan mengklik Ya atau Mungkin di email undangan. Kemudian, acara tersebut akan ditambahkan ke kalender mereka.
• Jika pengguna memiliki setelan When I respond in email, semua undangan tidak akan ditambahkan ke kalender mereka hingga pengguna merespons RSVP dengan mengklik Ya, Mungkin, atau Tidak di email undangan.

Untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang cara undangan ditambahkan ke Google Kalender, lihat Mengelola undangan di Kalender.

Menampilkan acara langsung di kalender tamu

Untuk menampilkan acara secara langsung di kalender tamu undangan Google Kalender untuk setelan apa pun yang mungkin dimiliki tamu undangan, Anda dapat menyetel RSVP tamu undangan atau mengimpor salinan acara secara langsung di kalender tamu undangan. Untuk kedua metode, Anda memerlukan akses tulis ke kalender tamu undangan; jika tidak, pertimbangkan untuk menambahkan penyelenggara ke kontak tamu undangan, yang mungkin memerlukan akses tulis ke kontak tamu undangan.

Menetapkan RSVP tamu

Untuk menyetel RSVP tamu ke acara, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Buat acara di kalender penyelenggara Google Kalender dan tambahkan tamu (lihat di atas).
2. Gunakan metode Events: update untuk menyetel RSVP tamu undangan ke accepted atau tentative. Anda harus memiliki akses tulis ke kalender tamu. Mungkin ada sedikit penundaan sebelum acara muncul di kalender tamu. Pelajari lebih lanjut cara menggunakan metode Events: update.

Metode ini menambahkan acara ke kalender tamu, tetapi tamu mungkin masih melihat banner di email mereka bahwa undangan dikirim dari alamat yang sebelumnya tidak dikenal oleh mereka.

Mengimpor salinan acara langsung di kalender peserta

Untuk mengimpor salinan acara ke kalender tamu, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Jika Anda memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, impor salinan acara menggunakan metode Events: import.
2. Impor salinan lain dari acara yang sama di kalender tamu menggunakan Events: import. Anda harus memiliki akses tulis ke kalender tamu. Gunakan ID acara yang sama (iCalUID) untuk salinan penyelenggara dan tamu, serta pastikan untuk menentukan penyelenggara dalam salinan tamu.

Dengan metode ini, tamu dapat melihat acara di kalendernya, tetapi tidak menerima email undangan dari Google Kalender.

Menambahkan penyelenggara ke kontak tamu

Jika Anda tidak memiliki kredensial tamu, Anda dapat menginstruksikan tamu atau organisasinya untuk menambahkan alamat email penyelenggara ke kontak Google mereka terlebih dahulu agar acara ditampilkan langsung di kalender mereka. Mungkin ada sedikit penundaan sebelum kontak yang baru dibuat diterapkan.

• Minta pengguna Google Kalender untuk menambahkan penyelenggara ke kontak Google-nya.
• Jika tamu undangan berasal dari organisasi, Anda dapat meminta administrator organisasi untuk menambahkan alamat email pengguna mereka ke kontak secara terprogram. Minta administrator untuk mengaktifkan delegasi seluruh domain, meniru identitas pengguna dan menggunakan metode People: createContact untuk membuat kontak bagi setiap pengguna, guna memastikan bahwa undangan mendatang dari alamat email ini akan otomatis muncul di kalender pengguna.
• Jika memiliki akses ke kontak tamu, Anda juga dapat menambahkan alamat email penyelenggara ke kontak tamu menggunakan metode People: createContact.

Mengundang pengguna dari alamat email

Jika Anda tidak memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, atau jika Anda tidak ingin memaparkan alamat email penyelenggara, gunakan protokol iCalendar (RFC-5545) untuk mengundang pengguna dengan email menggunakan file .ICS.

Jika tamu adalah pengguna Google Kalender dengan setelan Only if the sender is knowndan mereka belum pernah berinteraksi dengan atau mencatat alamat sebagai diketahui oleh mereka, undangan tidak akan ditambahkan ke kalender mereka hingga mereka mengklik Tambahkan ke kalender atau mereka merespons acara.

Memberikan link agar pengguna dapat menambahkan acara

Atau, jika Anda ingin memudahkan pengguna Google Kalender menambahkan acara satu kali tanpa terus memperbaruinya, Anda dapat memberikan link dengan acara yang telah diisi sebelumnya agar pengguna dapat menambahkan dirinya sendiri. Metode ini membuat acara terpisah di kalender pengguna, yang tidak dapat Anda perbarui kecuali Anda memiliki akses ke kalender pengguna.

Gunakan template link berikut:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

dengan memperbarui informasi berikut:

• Tanggal dan waktu mulai dan berakhir: Gunakan format ISO 8601. Pada contoh di atas, ganti 20230325T224500Z dan 20230326T001500Z.
• Zona waktu mulai dan akhir: Format sebagai nama Database Zona Waktu IANA. Tempatkan zona waktu di kolom stz dan etz.
• Deskripsi peristiwa: Harus dienkode dengan URL.
• Lokasi acara: Harus dienkode dengan URL.
• Judul acara: Harus dienkode URL.

Contoh

Mari kita pertimbangkan contoh pembuatan layanan pemesanan janji temu untuk membantu pengguna memesan janji temu dengan bisnis. Saat pengguna membuat janji temu, Anda ingin layanan Anda menambahkan acara ke Google Kalender pembuat janji temu dan bisnis.

Untuk pengalaman pengguna terbaik, sebaiknya bisnis memberikan akses tulis ke kalendernya, sehingga Anda dapat menambahkan acara langsung ke kalender bisnis (Buat acara) dan mengundang pemesan ke acara tersebut (Tambahkan tamu). Untuk memastikan pemesan melihat acara di kalendernya dan mendapatkan pengingat tentang acara tersebut, beri tahu mereka untuk memeriksa email dan menanggapi RSVP Ya ke acara tersebut segera setelah melakukan pemesanan. Setelah menanggapi RSVP ke acara, mereka akan dikirimi notifikasi acara dari Google Kalender sesuai setelan notifikasi mereka.

Jika Anda ingin menambahkan acara langsung ke kalender pemesan, beri tahu pemesan untuk menambahkan ke kontak mereka alamat email yang akan menerima undangan. Atau, minta akses tulis ke kalender pemesan untuk mengirim RSVP secara terprogram atas nama mereka (Menetapkan RSVP tamu) dan mengirimkan notifikasi email tentang konfirmasi pemesanan.

Jika bisnis tidak ingin memublikasikan alamat emailnya, gunakan alamat email khusus pengguna untuk mengirim acara kepada pemesan dengan menggunakan email (Undang pengguna dari alamat email).

Penyebaran peristiwa

Diagram berikut menjelaskan dinamikanya. Pertama, Jack membuat acara di kalender utamanya (dan dengan demikian memiliki salinan penyelenggara). Kemudian, dia mengundang kalender sekunder grup pelajaran Cello dan Susan, yang memiliki setelan acara Only if the sender is known. Salinan peserta dibuat di kalender sekunder grup pelajaran Cello, dan di kalender Susan jika dia mengenal Jack, atau saat dia mengonfirmasi kehadiran atau menunjukkan bahwa dia mengenal Jack. Saat Susan merespons, perubahan RSVP akan diteruskan kembali ke penyelenggara, memperbarui salinan penyelenggara dengan respons Susan. Perubahan yang dilakukan pada salinan acara penyelenggara ini kemudian akan disebarkan ke peserta lain.

Properti peristiwa bersama

Kalender tempat acara dibuat adalah kalender penyelenggara. Kalender ini memiliki informasi acara bersama, termasuk ID, waktu mulai dan akhir, ringkasan, dan deskripsi. Saat informasi ini diperbarui di kalender penyelenggara, perubahan akan diterapkan ke salinan peserta.

Properti acara pribadi

Tidak semua informasi dibagikan di antara semua salinan peristiwa. Beberapa properti bersifat pribadi, seperti pengingat, colorId, transparansi, atau properti extendedProperties.private. Properti ini dikontrol oleh setelan tamu dan bukan oleh kalender penyelenggara.

Tamu juga dapat mengubah properti bersama acara. Namun, perubahan ini hanya ditampilkan di salinan mereka sendiri dan dapat hilang jika penyelenggara membuat perubahan.

Satu-satunya perubahan acara yang diteruskan dari tamu kembali ke penyelenggara adalah status respons tamu, yang disimpan dalam properti attendees[].responseStatus.