Zapraszanie użytkowników na wydarzenie

Tworzenie wydarzenia

Jeśli masz uprawnienia do zapisu w Kalendarzu Google organizatora, możesz dodać wydarzenie za pomocą metody Events: insert.

W ten sposób wydarzenie zostanie dodane bezpośrednio do kalendarza organizatora, niezależnie od ustawienia dodawania zaproszeń.

Dodawanie uczestników

Za pomocą tej metody możesz też dodać uczestników do tego samego wydarzenia, dodając ich adres e-mail do właściwości attendees wydarzenia. Wszelkie przyszłe zmiany wprowadzone przez organizatora w wydarzeniu są przekazywane uczestnikom.

Uczestnicy otrzymają zaproszenie z adresu e-mail organizatora. Użytkownicy Kalendarza Google otrzymają zaproszenie w e-mailu lub w kalendarzu, w zależności od ustawień wydarzenia w Kalendarzu Google:

• Jeśli mają ustawienie From everyone, wydarzenie zostanie dodane bezpośrednio do ich kalendarza.
• Jeśli mają ustawienie Only if the sender is known, wydarzenie jest dodawane bezpośrednio do ich kalendarza, jeśli wcześniej kontaktowali się z organizatorem, jeśli organizator należy do tej samej organizacji lub jeśli organizator znajduje się w ich kontaktach Google. Jeśli organizator nie jest znany gościom, mogą oni kliknąć Dodaj do kalendarza lub odpowiedzieć na zaproszenie, klikając Tak lub Być może w e-mailu z zaproszeniem. Wydarzenie zostanie dodane do ich kalendarza.
• Jeśli użytkownicy mają ustawienie When I respond in email, wszystkie zaproszenia nie są dodawane do kalendarza, dopóki użytkownik nie odpowie na zaproszenie, klikając Tak, Być może lub Nie w e-mailu z zaproszeniem.

Więcej informacji o tym, jak zaproszenia są dodawane do Kalendarza Google, znajdziesz w artykule Zarządzanie zaproszeniami w Kalendarzu.

Wyświetlanie wydarzenia bezpośrednio w kalendarzach uczestników

Aby wyświetlić wydarzenie bezpośrednio w kalendarzach uczestników w Kalendarzu Google, niezależnie od ustawień uczestnika, możesz ustawić odpowiedź uczestnika lub zaimportować kopię wydarzenia bezpośrednio do kalendarza uczestnika. W przypadku obu metod musisz mieć uprawnienia do zapisu w kalendarzach uczestników. Jeśli ich nie masz, rozważ dodanie organizatora do kontaktów uczestnika, co może wymagać uprawnień do zapisu w kontaktach uczestnika.

Ustawianie odpowiedzi uczestnika

Aby ustawić odpowiedź uczestnika na zaproszenie na wydarzenie, wykonaj te czynności:

1. Utwórz wydarzenie w kalendarzu organizatora w Kalendarzu Google i dodaj uczestników (patrz wyżej).
2. Użyj metody Events: update, aby ustawić odpowiedź uczestnika na accepted lub tentative. Musisz mieć uprawnienia do zapisu w kalendarzu uczestnika. Może wystąpić niewielkie opóźnienie, zanim wydarzenie pojawi się w kalendarzu uczestnika. Więcej informacji o korzystaniu z metody Events: update

Ta metoda dodaje wydarzenie do kalendarza uczestnika, ale może on nadal widzieć w e-mailu baner informujący, że zaproszenie zostało wysłane z adresu, który nie był wcześniej znany.

zaimportować kopię wydarzenia bezpośrednio do kalendarza uczestnika;

Aby zaimportować kopię wydarzenia do kalendarza uczestnika, wykonaj te czynności:

1. Jeśli masz uprawnienia do zapisu w Kalendarzu Google organizatora, zaimportuj kopię wydarzenia za pomocą metody Events: import.
2. Zaimportuj kolejną kopię tego samego wydarzenia do kalendarza uczestnika za pomocą Events: import. Musisz mieć uprawnienia do zapisu w kalendarzu uczestnika. Użyj tego samego identyfikatora wydarzenia (iCalUID) w kopiach organizatora i uczestnika oraz upewnij się, że w kopii uczestnika podano organizatora.

W ten sposób uczestnik będzie widzieć wydarzenie w swoim kalendarzu, ale nie otrzyma e-maila z zaproszeniem z Kalendarza Google.

Dodawanie organizatora do kontaktów uczestnika

Jeśli nie masz danych logowania uczestnika, możesz poprosić go lub jego organizację o dodanie adresu e-mail organizatora do kontaktów Google z wyprzedzeniem, aby wydarzenie wyświetlało się bezpośrednio w kalendarzu uczestnika. Może upłynąć trochę czasu, zanim nowo utworzony kontakt zacznie obowiązywać.

• Poproś użytkownika Kalendarza Google o dodanie organizatora do kontaktów Google.
• Jeśli uczestnicy należą do organizacji, możesz poprosić administratora organizacji o programowe dodanie adresów e-mail do kontaktów użytkowników. Poproś administratora o włączenie delegowania w całej domenie, podszywanie się pod użytkowników i użycie metody People: createContact do utworzenia kontaktów dla każdego użytkownika, aby przyszłe zaproszenia z tych adresów e-mail automatycznie pojawiały się w kalendarzach użytkowników.
• Jeśli masz dostęp do kontaktów uczestnika, możesz też dodać adres e-mail organizatora do kontaktów uczestnika za pomocą metody People: createContact.

Zapraszanie użytkownika za pomocą adresu e-mail

Jeśli nie masz uprawnień do zapisu w Kalendarzu Google organizatora lub nie chcesz ujawniać jego adresu e-mail, użyj protokołu iCalendar RFC-5545, aby zaprosić użytkowników za pomocą adresu e-mail i pliku .ICS.

Jeśli uczestnik korzysta z Kalendarza Google i ma włączone ustawienie Only if the sender is known, a nie kontaktował się wcześniej z nadawcą ani nie zapisał jego adresu jako znanego, zaproszenie nie zostanie dodane do jego kalendarza, dopóki nie kliknie Dodaj do kalendarza lub nie odpowie na zaproszenie.

Udostępnij użytkownikom link, który umożliwi im dodanie wydarzenia.

Jeśli chcesz ułatwić użytkownikom Kalendarza Google dodawanie wydarzeń jednorazowych bez konieczności ich aktualizowania, możesz podać link z wstępnie wypełnionym wydarzeniem, które użytkownik może dodać do swojego kalendarza. Ta metoda tworzy w kalendarzu użytkownika osobne wydarzenie, którego nie możesz zaktualizować, chyba że masz dostęp do kalendarza użytkownika.

Użyj tego szablonu linku:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

aktualizując te informacje:

• Daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia: użyj formatu ISO 8601. W przykładzie powyżej zastąp 20230325T224500Z i 20230326T001500Z.
• Strefy czasowe rozpoczęcia i zakończenia: format zgodny z nazwą z bazy danych stref czasowych IANA. Wpisz strefy czasowe w polach stz i etz.
• Opis zdarzenia: musi być zakodowany na potrzeby adresu URL.
• Lokalizacja wydarzenia: musi być zakodowana w formacie adresu URL.
• Tytuł wydarzenia: musi być zakodowany na potrzeby adresu URL.

Przykład

Rozważmy przykład tworzenia usługi rezerwacji wizyt, która pomoże użytkownikom umawiać się na spotkania w firmie. Gdy użytkownik zarezerwuje spotkanie, chcesz, aby Twoja usługa dodała wydarzenie do kalendarzy Google osoby rezerwującej i firmy.

Aby zapewnić użytkownikom jak najlepsze wrażenia, zalecamy, aby firma przyznała Ci uprawnienia do zapisu w swoim kalendarzu. Dzięki temu będziesz mieć możliwość dodania wydarzenia bezpośrednio do kalendarza firmy (Utwórz wydarzenie) i zaproszenia osoby dokonującej rezerwacji na to wydarzenie (Dodaj uczestników). Aby mieć pewność, że osoba rezerwująca zobaczy wydarzenie w kalendarzu i otrzyma przypomnienie o nim, poinformuj ją, aby sprawdziła e-maile i odpowiedziała na zaproszenie tak od razu po dokonaniu rezerwacji. Gdy goście odpowiedzą na zaproszenie, będą otrzymywać powiadomienia o wydarzeniu z Kalendarza Google zgodnie z ustawieniami powiadomień.

Jeśli chcesz dodać wydarzenie bezpośrednio do kalendarza osoby dokonującej rezerwacji, poinformuj ją, aby dodała do kontaktów adres e-mail, z którego otrzyma zaproszenie. Możesz też poprosić osoby rezerwujące o przyznanie dostępu do zapisu w ich kalendarzu, aby automatycznie odpowiadać w ich imieniu (Ustawianie odpowiedzi uczestnika) i wysyłać im e-maile z powiadomieniem o potwierdzonej rezerwacji.

Jeśli firma nie chce ujawniać swojego adresu e-mail, użyj adresu e-mail konkretnego użytkownika, aby wysłać wydarzenie do osoby dokonującej rezerwacji (Zaproś użytkownika z adresu e-mail).

Propagacja zdarzeń

Poniższy diagram wyjaśnia dynamikę. Najpierw Jack tworzy wydarzenie w swoim kalendarzu głównym (i tym samym staje się właścicielem kopii organizatora). Następnie zaprasza kalendarz dodatkowy grupy lekcji gry na wiolonczeli i Susan, która ma ustawienie wydarzenia Only if the sender is known. Kopie uczestników są tworzone w kalendarzu pomocniczym grupy lekcji gry na wiolonczeli i w kalendarzu Susan, jeśli zna Jacka. W przeciwnym razie są tworzone, gdy Susan odpowie na zaproszenie lub wskaże, że zna Jacka. Gdy Susan odpowie, zmiana odpowiedzi na zaproszenie zostanie przekazana z powrotem do organizatora, a jego kopia zostanie zaktualizowana o odpowiedź Susan. Zmiany wprowadzone w kopii wydarzenia u organizatora są następnie propagowane do innych uczestników.

Wspólne właściwości zdarzeń

Kalendarz, w którym tworzone jest wydarzenie, to kalendarz organizatora. Ten kalendarz jest właścicielem udostępnionych informacji o wydarzeniu, w tym identyfikatora, godziny rozpoczęcia i zakończenia, podsumowania i opisu. Gdy te informacje zostaną zaktualizowane w kalendarzu organizatora, zmiany zostaną przeniesione do kopii uczestników.

Właściwości wydarzenia prywatnego

Nie wszystkie informacje są udostępniane między wszystkimi kopiami wydarzenia. Niektóre właściwości są prywatne, np. przypomnienia, colorId, przejrzystość czy właściwość extendedProperties.private. Te właściwości są kontrolowane przez ustawienia uczestnika, a nie przez kalendarz organizatora.

Uczestnicy mogą też zmieniać udostępnione właściwości wydarzenia. Zmiany te będą jednak widoczne tylko w ich kopii i mogą zostać utracone, jeśli organizator wprowadzi zmiany.

Jedyną zmianą wydarzenia, która jest propagowana od uczestników do organizatora, jest stan odpowiedzi uczestnika przechowywany we właściwości attendees[].responseStatus.