Mời người dùng tham gia sự kiện

Tạo sự kiện

Nếu có quyền ghi vào Lịch Google của người tổ chức, bạn có thể thêm một sự kiện bằng phương thức Events: insert.

Phương thức này sẽ thêm sự kiện trực tiếp vào lịch của người tổ chức, độc lập với chế độ cài đặt thêm lời mời của họ.

Thêm người tham dự

Với phương thức này, bạn cũng có thể thêm người tham dự vào cùng một sự kiện bằng cách thêm địa chỉ email của họ vào thuộc tính attendees của sự kiện. Mọi thay đổi mà người tổ chức thực hiện đối với sự kiện trong tương lai đều được truyền đến người tham dự.

Người tham dự sẽ nhận được lời mời từ địa chỉ email của người tổ chức. Người dùng Lịch Google sẽ nhận được lời mời trong email và/hoặc trong lịch của họ, tuỳ thuộc vào chế độ cài đặt Sự kiện trong phần cài đặt Lịch Google:

  • Nếu họ có chế độ cài đặt From everyone, sự kiện sẽ được thêm trực tiếp vào lịch của họ
  • Nếu họ có chế độ cài đặt Only if the sender is known, sự kiện sẽ được thêm trực tiếp vào lịch của họ nếu họ đã tương tác với người tổ chức trước đây, nếu người tổ chức thuộc cùng một tổ chức hoặc nếu người tổ chức có trong Danh bạ Google của họ. Nếu không biết người tổ chức, họ có thể nhấp vào Thêm vào lịch hoặc hồi đáp bằng cách nhấp vào Có hoặc Có thể trong email mời. Sau đó, sự kiện sẽ được thêm vào lịch của họ.
  • Nếu người dùng có chế độ cài đặt When I respond in email, thì tất cả lời mời sẽ không được thêm vào lịch của họ cho đến khi người dùng trả lời bằng cách nhấp vào Có, Có thể hoặc Không trong email mời.

Để biết thêm thông tin về cách thêm lời mời vào Lịch Google, hãy xem bài viết Quản lý lời mời trong Lịch.

Hiển thị sự kiện ngay trong lịch của người tham dự

Để hiển thị một sự kiện ngay trong lịch của những người tham dự trên Lịch Google cho mọi chế độ cài đặt mà người tham dự có thể có, bạn có thể đặt trạng thái hồi đáp của người tham dự hoặc nhập một bản sao của sự kiện trực tiếp vào lịch của người tham dự. Đối với cả hai phương thức, bạn cần có quyền ghi vào lịch của người tham dự; nếu không, hãy cân nhắc thêm người tổ chức vào danh bạ của người tham dự. Việc này có thể yêu cầu quyền ghi vào danh bạ của người tham dự.

Đặt trạng thái phản hồi của người tham dự

Để đặt trạng thái phản hồi của người tham dự cho một sự kiện, hãy làm theo các bước sau:

  1. Tạo sự kiện trong lịch của người tổ chức trên Lịch Google và thêm người tham dự (xem ở trên).
  2. Sử dụng phương thức Events: update để đặt lời mời tham dự của người tham dự thành accepted hoặc tentative. Bạn phải có quyền ghi vào lịch của người tham dự. Có thể sẽ mất một chút thời gian trước khi sự kiện xuất hiện trên lịch của người tham dự. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phương thức Events: update.

Phương thức này sẽ thêm sự kiện vào lịch của người tham dự, nhưng người tham dự vẫn có thể thấy biểu ngữ trong email mà lời mời được gửi từ một địa chỉ mà trước đây họ không biết.

Nhập bản sao của sự kiện ngay vào lịch của người tham dự

Để nhập bản sao của một sự kiện vào lịch của người tham dự, hãy thực hiện các bước sau:

  1. Nếu bạn có quyền ghi vào Lịch Google của người tổ chức, hãy nhập bản sao của sự kiện bằng phương thức Events: import.
  2. Nhập một bản sao khác của cùng một sự kiện vào lịch của người tham dự bằng cách sử dụng Events: import. Bạn phải có quyền ghi vào lịch của người tham dự. Sử dụng cùng một mã sự kiện (iCalUID) cho bản sao của người tổ chức và người tham dự, đồng thời nhớ chỉ định người tổ chức trong bản sao của người tham dự.

Với phương thức này, người tham dự có thể thấy sự kiện trong lịch của họ nhưng không nhận được email mời từ Lịch Google.

Thêm người tổ chức vào danh bạ của người tham dự

Nếu không có thông tin đăng nhập của người tham dự, bạn có thể hướng dẫn người tham dự hoặc tổ chức của họ thêm địa chỉ email của người tổ chức vào danh bạ Google của họ trước để hiển thị sự kiện ngay trong lịch của họ. Có thể sẽ mất một lúc thì người liên hệ mới tạo mới có hiệu lực.

  • Yêu cầu người dùng Lịch Google thêm người tổ chức vào danh bạ Google của họ.
  • Nếu người tham dự thuộc một tổ chức, bạn có thể yêu cầu quản trị viên của tổ chức đó thêm địa chỉ email vào danh bạ của người dùng theo cách có lập trình. Yêu cầu quản trị viên bật tính năng uỷ quyền trên toàn miền, mạo danh người dùng và sử dụng phương thức People: createContact để tạo người liên hệ cho từng người dùng, nhằm đảm bảo rằng các lời mời trong tương lai từ những địa chỉ email này sẽ tự động xuất hiện trong lịch của người dùng.
  • Nếu có quyền truy cập vào danh bạ của người tham dự, bạn cũng có thể thêm địa chỉ email của người tổ chức vào danh bạ của người tham dự bằng phương thức People: createContact.

Mời người dùng bằng địa chỉ email

Nếu bạn không có quyền ghi vào Lịch Google của người tổ chức hoặc nếu bạn không muốn tiết lộ địa chỉ email của người tổ chức, hãy sử dụng giao thức iCalendar (RFC-5545) để mời người dùng có email bằng tệp .ICS.

Nếu người tham dự là người dùng Lịch Google có chế độ cài đặt Only if the sender is known và trước đây họ chưa từng tương tác hoặc ghi lại địa chỉ này là địa chỉ mà họ biết, thì lời mời sẽ không được thêm vào lịch của họ cho đến khi họ nhấp vào Thêm vào lịch hoặc hồi đáp lời mời tham dự sự kiện.

Ngoài ra, nếu muốn giúp người dùng Lịch Google dễ dàng thêm một sự kiện dưới dạng một lần mà không cần cập nhật, bạn có thể cung cấp một đường liên kết có sự kiện được điền sẵn để người dùng tự thêm. Phương thức này tạo một sự kiện riêng biệt trên lịch của người dùng. Bạn không thể cập nhật sự kiện này trừ phi có quyền truy cập vào lịch của người dùng.

Sử dụng mẫu đường liên kết sau:


https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

bằng cách cập nhật những thông tin sau:

  • Ngày và giờ bắt đầu và kết thúc: Sử dụng định dạng ISO 8601. Trong ví dụ trên, hãy thay thế 20230325T224500Z và 20230326T001500Z.
  • Múi giờ bắt đầu và kết thúc: Định dạng dưới dạng tên Cơ sở dữ liệu múi giờ IANA. Đặt múi giờ vào các trường stz và etz.
  • Nội dung mô tả sự kiện: Phải được mã hoá URL.
  • Nơi diễn ra sự kiện: Phải được mã hoá URL.
  • Tiêu đề sự kiện: Phải được mã hoá URL.

Ví dụ:

Hãy xem xét ví dụ về việc xây dựng một dịch vụ đặt lịch hẹn để giúp người dùng đặt lịch hẹn với một doanh nghiệp. Khi người dùng đặt cuộc hẹn, bạn muốn dịch vụ của mình thêm một sự kiện vào Lịch Google của người đặt và doanh nghiệp.

Để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng, doanh nghiệp nên cấp quyền ghi vào lịch của mình để bạn có thể thêm sự kiện trực tiếp vào lịch của doanh nghiệp (Tạo sự kiện) và mời người đặt lịch hẹn tham dự sự kiện đó (Thêm người tham dự). Để đảm bảo người đặt lịch hẹn thấy sự kiện trong lịch và nhận được lời nhắc về sự kiện đó, hãy thông báo cho họ kiểm tra email và hồi đáp Có cho sự kiện ngay sau khi đặt lịch hẹn. Sau khi hồi đáp sự kiện, họ sẽ nhận được thông báo về sự kiện từ Lịch Google theo chế độ cài đặt thông báo của họ.

Nếu bạn muốn thêm sự kiện trực tiếp vào lịch của người đặt lịch, hãy thông báo cho người đặt lịch thêm vào danh bạ địa chỉ email mà họ sẽ nhận được lời mời. Ngoài ra, hãy yêu cầu người đặt lịch hẹn cấp quyền ghi vào lịch của họ để thay mặt họ hồi đáp theo cách lập trình (Đặt trạng thái hồi đáp của người tham dự) và gửi cho họ thông báo qua email về lượt đặt lịch hẹn đã xác nhận.

Nếu doanh nghiệp không muốn tiết lộ địa chỉ email của mình, hãy sử dụng địa chỉ email dành riêng cho người dùng để gửi sự kiện cho người đặt lịch hẹn bằng cách sử dụng email (Mời người dùng bằng địa chỉ email).

Truyền sự kiện

Sơ đồ sau đây giải thích động lực. Trước tiên, Jack tạo một sự kiện trên lịch chính của mình (do đó, Jack sở hữu bản sao của người tổ chức). Sau đó, anh ấy mời lịch phụ của nhóm học Cello và Susan (người có chế độ cài đặt sự kiện là Only if the sender is known). Bản sao của người tham dự được tạo trên lịch phụ của nhóm học Cello và trên lịch của Susan nếu cô ấy biết Jack, nếu không thì khi cô ấy phản hồi hoặc cho biết cô ấy biết Jack. Khi Susan phản hồi, thay đổi về việc phản hồi lời mời sẽ được truyền lại cho người tổ chức, cập nhật bản sao của người tổ chức bằng phản hồi của Susan. Sau đó, những thay đổi này được thực hiện đối với bản sao sự kiện của người tổ chức và được truyền đến những người tham dự khác.

Sơ đồ cho thấy động lực của sự kiện/người tham dự

Thuộc tính sự kiện được chia sẻ

Lịch mà sự kiện được tạo là lịch của người tổ chức. Lịch này sở hữu thông tin sự kiện được chia sẻ, bao gồm cả mã nhận dạng, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, nội dung tóm tắt và nội dung mô tả. Khi thông tin này được cập nhật trên lịch của người tổ chức, các thay đổi sẽ được truyền đến bản sao của người tham dự.

Thuộc tính sự kiện riêng tư

Không phải tất cả thông tin đều được chia sẻ giữa tất cả các bản sao sự kiện. Một số thuộc tính là riêng tư, chẳng hạn như lời nhắc, colorId, độ trong suốt hoặc thuộc tính extendedProperties.private. Các thuộc tính này chịu sự kiểm soát của chế độ cài đặt của người tham dự chứ không phải lịch của người tổ chức.

Người tham dự cũng có thể thay đổi các thuộc tính dùng chung của sự kiện. Tuy nhiên, những thay đổi này chỉ được phản ánh trên bản sao của riêng họ và có thể bị mất nếu người tổ chức thực hiện thay đổi.

Thay đổi duy nhất về sự kiện được truyền từ người tham dự trở lại cho người tổ chức là trạng thái phản hồi của người tham dự, được lưu trữ trong thuộc tính attendees[].responseStatus.