उपयोगकर्ताओं को किसी इवेंट का न्योता देना

कोई इवेंट बनाएं

अगर आपके पास आयोजक के Google Calendar में बदलाव करने का ऐक्सेस है, तो Events: insert तरीके का इस्तेमाल करके कोई इवेंट जोड़ा जा सकता है.

इस तरीके से, इवेंट को सीधे तौर पर आयोजक के कैलेंडर में जोड़ा जाता है. इससे कोई फ़र्क़ नहीं पड़ता कि आयोजक ने न्योते जोड़ने की सेटिंग चालू की है या नहीं.

मेहमानों को जोड़ना

इस तरीके से, इवेंट में शामिल होने वाले लोगों को भी जोड़ा जा सकता है. इसके लिए, इवेंट की attendees प्रॉपर्टी में उनका ईमेल पता जोड़ें. अगर आयोजक, इवेंट में आने वाले समय में कोई बदलाव करता है, तो इसकी सूचना मेहमानों को भेज दी जाती है.

मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों को, आयोजक के ईमेल पते से न्योता मिलता है. Google Calendar इस्तेमाल करने वाले लोगों को, ईमेल और/या कैलेंडर में न्योता मिलता है. यह इस बात पर निर्भर करता है कि उन्होंने Google Calendar की सेटिंग में, इवेंट की सूचना पाने की सेटिंग क्या चुनी है:

• अगर उनके पास From everyone सेटिंग है, तो इवेंट सीधे उनके कैलेंडर में जुड़ जाता है
• अगर उन्होंने Only if the sender is known सेटिंग चालू की है, तो इवेंट सीधे उनके कैलेंडर में जुड़ जाता है. ऐसा तब होता है, जब उन्होंने पहले कभी आयोजक से इंटरैक्ट किया हो, आयोजक उनके संगठन का हिस्सा हो या आयोजक उनके Google Contacts में शामिल हो. अगर उन्हें इवेंट के आयोजक के बारे में जानकारी नहीं है, तो वे कैलेंडर में जोड़ें पर क्लिक कर सकते हैं. इसके अलावा, वे न्योते के ईमेल में मौजूद हां या शायद पर क्लिक करके भी जवाब दे सकते हैं. इसके बाद, इवेंट उनके कैलेंडर में जोड़ दिया जाता है.
• अगर उपयोगकर्ताओं ने When I respond in email सेटिंग चालू की है, तो उनके कैलेंडर में सभी न्योते तब तक नहीं जोड़े जाते, जब तक वे न्योते के ईमेल में हां, शायद या नहीं पर क्लिक करके जवाब नहीं देते.

Google Calendar में न्योते जोड़े जाने के तरीके के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, Calendar में न्योते मैनेज करना लेख पढ़ें.

सीधे तौर पर, इवेंट को शामिल होने वाले लोगों के कैलेंडर में दिखाना

अगर आपको किसी इवेंट को सीधे तौर पर Google Calendar में मौजूद मेहमानों के कैलेंडर में दिखाना है, तो मेहमान के जवाब को 'हां' के तौर पर सेट करें या इवेंट की कॉपी को सीधे तौर पर मेहमान के कैलेंडर में इंपोर्ट करें. दोनों तरीकों के लिए, आपके पास शामिल होने वाले लोगों के कैलेंडर में बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए. अगर आपके पास यह ऐक्सेस नहीं है, तो आयोजक को शामिल होने वाले लोगों की संपर्क सूची में जोड़ें. इसके लिए, आपको शामिल होने वाले लोगों की संपर्क सूची में बदलाव करने का ऐक्सेस चाहिए.

मेहमान के RSVP की स्थिति सेट करना

किसी इवेंट में शामिल होने वाले व्यक्ति के लिए, 'शामिल हों' विकल्प सेट करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

1. Google Calendar के आयोजक के कैलेंडर में इवेंट बनाएं और मेहमानों को जोड़ें (ऊपर देखें).
2. न्योता पाने वाले व्यक्ति के जवाब को accepted या tentative पर सेट करने के लिए, Events: update तरीके का इस्तेमाल करें. आपके पास, शामिल होने वाले व्यक्ति के कैलेंडर में बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए. ऐसा हो सकता है कि इवेंट को मेहमान के कैलेंडर में दिखने में थोड़ा समय लगे. Events: update तरीके का इस्तेमाल करने के बारे में ज़्यादा जानें.

इस तरीके से, इवेंट को मेहमान के कैलेंडर में जोड़ दिया जाता है. हालांकि, मेहमान को अब भी अपने ईमेल में यह बैनर दिख सकता है कि न्योता ऐसे पते से भेजा गया है जिसके बारे में उसे पहले से जानकारी नहीं है.

सीधे तौर पर, इवेंट की कॉपी को मेहमान के कैलेंडर में इंपोर्ट करना

किसी इवेंट की कॉपी को मेहमान के कैलेंडर में इंपोर्ट करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

1. अगर आपके पास आयोजक के Google Calendar में बदलाव करने का ऐक्सेस है, तो Events: import तरीके का इस्तेमाल करके, इवेंट की कॉपी इंपोर्ट करें.
2. Events: import का इस्तेमाल करके, इवेंट की दूसरी कॉपी को मेहमान के कैलेंडर में इंपोर्ट करें. आपके पास, शामिल होने वाले व्यक्ति के कैलेंडर में बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए. आयोजक और शामिल होने वाले व्यक्ति की कॉपी के लिए, एक ही इवेंट आईडी (iCalUID) का इस्तेमाल करें. साथ ही, पक्का करें कि शामिल होने वाले व्यक्ति की कॉपी में आयोजक की जानकारी दी गई हो.

इस तरीके से, इवेंट में शामिल होने वाले व्यक्ति को अपने कैलेंडर में इवेंट दिखता है. हालांकि, उसे Google Calendar से न्योता देने वाला ईमेल नहीं मिलता.

आयोजक को शामिल होने वाले व्यक्ति की संपर्क सूची में जोड़ना

अगर आपके पास मीटिंग में शामिल होने वाले व्यक्ति के क्रेडेंशियल नहीं हैं, तो उसे या उसके संगठन को यह निर्देश दें कि वे इवेंट के आयोजक का ईमेल पता, Google Contacts में पहले से जोड़ लें. इससे इवेंट सीधे तौर पर उनके कैलेंडर में दिखेगा. नया संपर्क बनाने के बाद, उसे लागू होने में थोड़ा समय लग सकता है.

• Google Calendar का इस्तेमाल करने वाले व्यक्ति से कहें कि वह मीटिंग के आयोजक को अपने Google संपर्कों में जोड़ ले.
• अगर शामिल होने वाले लोग किसी संगठन से जुड़े हैं, तो संगठन के एडमिन से कहा जा सकता है कि वह प्रोग्राम के हिसाब से, उपयोगकर्ताओं के संपर्कों में ईमेल पते जोड़ दे. एडमिन से डोमेन-वाइड डेलिगेशन चालू करने के लिए कहें. इसके बाद, उपयोगकर्ताओं की पहचान के तौर पर काम करें और हर उपयोगकर्ता के लिए संपर्क बनाने के लिए, People: createContact तरीके का इस्तेमाल करें. इससे यह पक्का किया जा सकेगा कि इन ईमेल पतों से भेजे गए न्योते, उपयोगकर्ताओं के कैलेंडर में अपने-आप दिखें.
• अगर आपके पास शामिल होने वाले व्यक्ति की संपर्क सूची का ऐक्सेस है, तो People: createContact तरीके का इस्तेमाल करके, आयोजक का ईमेल पता भी शामिल होने वाले व्यक्ति की संपर्क सूची में जोड़ा जा सकता है.

किसी ईमेल पते से उपयोगकर्ता को न्योता देना

अगर आपके पास आयोजक के Google Calendar में बदलाव करने का ऐक्सेस नहीं है या आपको आयोजक का ईमेल पता शेयर नहीं करना है, तो iCalendar प्रोटोकॉल (RFC-5545) का इस्तेमाल करें. इससे .ICS फ़ाइल का इस्तेमाल करके, ईमेल से लोगों को न्योता भेजा जा सकता है.

अगर शामिल होने वाला व्यक्ति Google Calendar का इस्तेमाल करता है और उसने Only if the sender is known सेटिंग चालू की है, तो न्योता उसके कैलेंडर में तब तक नहीं जोड़ा जाता, जब तक वह कैलेंडर में जोड़ें पर क्लिक नहीं करता या इवेंट में शामिल होने के लिए जवाब नहीं देता. ऐसा तब होता है, जब उसने पहले कभी आपसे इंटरैक्ट न किया हो या आपके ईमेल पते को अपनी संपर्क सूची में शामिल न किया हो.

उपयोगकर्ताओं को इवेंट जोड़ने के लिए लिंक दें

इसके अलावा, अगर आपको Google Calendar के उपयोगकर्ताओं के लिए, इवेंट को एक बार में जोड़ना आसान बनाना है, तो उन्हें एक ऐसा लिंक दें जिसमें इवेंट की जानकारी पहले से भरी हुई हो. इससे उपयोगकर्ता, इवेंट को खुद जोड़ पाएंगे. इस तरीके से, उपयोगकर्ता के कैलेंडर में एक अलग इवेंट बनता है. इसे तब तक अपडेट नहीं किया जा सकता, जब तक आपके पास उपयोगकर्ता के कैलेंडर का ऐक्सेस न हो.

इस लिंक टेंप्लेट का इस्तेमाल करें:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

यह जानकारी अपडेट करके:

• शुरू और खत्म होने की तारीख और समय: ISO 8601 फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल करें. ऊपर दिए गए उदाहरण में, 20230325T224500Z और 20230326T001500Z को बदलें.
• शुरू और खत्म होने के समय के टाइम ज़ोन: इन्हें IANA Time Zone Database के नाम के तौर पर फ़ॉर्मैट करें. टाइम ज़ोन को stz और etz फ़ील्ड में डालें.
• इवेंट की जानकारी: इसे यूआरएल के हिसाब से कोड में बदला जाना चाहिए.
• इवेंट की जगह: इसे यूआरएल के तौर पर कोड में बदला जाना चाहिए.
• इवेंट का टाइटल: इसे यूआरएल के तौर पर कोड में बदलना ज़रूरी है.

उदाहरण

मान लें कि आपको अपॉइंटमेंट बुक करने की सेवा बनानी है, ताकि लोग किसी कारोबार के साथ अपॉइंटमेंट बुक कर सकें. जब कोई व्यक्ति अपॉइंटमेंट बुक करता है, तो आपको अपनी सेवा के ज़रिए, अपॉइंटमेंट बुक करने वाले व्यक्ति और कारोबार के Google Calendar में एक इवेंट जोड़ना होता है.

हमारा सुझाव है कि कारोबार, अपने कैलेंडर में लिखने की अनुमति दे, ताकि आप इवेंट को सीधे तौर पर कारोबार के कैलेंडर में जोड़ सकें (इवेंट बनाएं) और बुकिंग करने वाले व्यक्ति को उस इवेंट का न्योता भेज सकें (मेहमान जोड़ें). इससे लोगों को बेहतर अनुभव मिलेगा. यह पक्का करें कि बुकिंग करने वाले व्यक्ति को इवेंट, उसके कैलेंडर में दिखे और उसे इवेंट के बारे में रिमाइंडर मिले. इसके लिए, उसे बुकिंग करने के तुरंत बाद अपने ईमेल देखने और इवेंट के लिए हां पर क्लिक करने के लिए कहें. इवेंट में शामिल होने का जवाब देने के बाद, उन्हें सूचना पाने की सेटिंग के हिसाब से Google Calendar से इवेंट की सूचनाएं भेजी जाती हैं.

अगर आपको इवेंट को सीधे तौर पर बुकिंग करने वाले व्यक्ति के कैलेंडर में जोड़ना है, तो उन्हें बताएं कि वे उस ईमेल पते को अपनी संपर्क सूची में जोड़ें जिससे उन्हें न्योता मिलेगा. इसके अलावा, अपॉइंटमेंट बुक करने वाले लोगों से उनके कैलेंडर का ऐक्सेस मांगें, ताकि उनकी ओर से प्रोग्राम के हिसाब से जवाब दिया जा सके (मीटिंग में शामिल होने वाले व्यक्ति के जवाब को सेट करें). साथ ही, उन्हें बुकिंग की पुष्टि होने के बारे में ईमेल सूचना भेजें.

अगर कारोबार को अपना ईमेल पता नहीं दिखाना है, तो बुकिंग करने वाले व्यक्ति को इवेंट भेजने के लिए, उपयोगकर्ता के हिसाब से ईमेल पते का इस्तेमाल करें. इसके लिए, ईमेल (ईमेल पते से उपयोगकर्ता को न्योता भेजें) का इस्तेमाल करें.

इवेंट का ट्रांसफ़र

इस डायग्राम में डाइनैमिक के बारे में बताया गया है. सबसे पहले, जैक अपने मुख्य कैलेंडर पर एक इवेंट बनाता है. इसलिए, वह इवेंट का आयोजक बन जाता है. इसके बाद, वह सेलो के सबक वाले ग्रुप के सेकंडरी कैलेंडर और सुज़ैन को न्योता भेजता है. सुज़ैन के पास इवेंट की सेटिंग Only if the sender is known है. उपस्थित लोगों की कॉपी, Cello lesson group के सेकंडरी कैलेंडर पर बनाई जाती हैं. साथ ही, अगर Susan को Jack के बारे में पता है, तो उसकी कॉपी Susan के कैलेंडर पर भी बनाई जाती है. अगर Susan को Jack के बारे में नहीं पता है, तो उसकी कॉपी तब बनाई जाती है, जब वह 'हां' या 'नहीं' का जवाब देती है या यह बताती है कि उसे Jack के बारे में पता है. जब सुज़ैन जवाब देती है, तो RSVP में किए गए बदलाव की जानकारी वापस आयोजक को भेज दी जाती है. इससे आयोजक की कॉपी में सुज़ैन के जवाब के हिसाब से बदलाव हो जाता है. इसके बाद, इवेंट के मेज़बान की कॉपी में किए गए ये बदलाव, इवेंट में हिस्सा लेने वाले अन्य लोगों को दिखते हैं.

शेयर की गई इवेंट प्रॉपर्टी

जिस कैलेंडर पर इवेंट बनाया जाता है उसे आयोजक का कैलेंडर कहते हैं. इस कैलेंडर के पास, शेयर किए गए इवेंट की जानकारी का मालिकाना हक होता है. इसमें आईडी, शुरू और खत्म होने का समय, खास जानकारी, और ब्यौरा शामिल है. जब आयोजक के कैलेंडर पर यह जानकारी अपडेट की जाती है, तो मेहमानों के कैलेंडर पर भी बदलाव दिखते हैं.

निजी इवेंट की प्रॉपर्टी

सभी इवेंट कॉपी के बीच पूरी जानकारी शेयर नहीं की जाती है. कुछ प्रॉपर्टी निजी होती हैं. जैसे, रिमाइंडर, colorId, पारदर्शिता या extendedProperties.private प्रॉपर्टी. इन प्रॉपर्टी को, मीटिंग में शामिल होने वाले व्यक्ति की सेटिंग से कंट्रोल किया जाता है. इन्हें मीटिंग के आयोजक के कैलेंडर से कंट्रोल नहीं किया जाता.

शामिल होने वाले लोग भी इवेंट की शेयर की गई प्रॉपर्टी में बदलाव कर सकते हैं. हालांकि, ये बदलाव सिर्फ़ उनकी कॉपी में दिखते हैं. अगर इवेंट का मेज़बान कोई बदलाव करता है, तो ये बदलाव मिट सकते हैं.

मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों से आयोजक को सिर्फ़ एक इवेंट में बदलाव की जानकारी मिलती है. यह जानकारी, मीटिंग में शामिल होने वाले व्यक्ति के जवाब की स्थिति होती है. इसे attendees[].responseStatus प्रॉपर्टी में सेव किया जाता है.