Docs API ile posta birleştirme

Bu kılavuzda, Google Dokümanlar API'si kullanılarak nasıl e-posta birleştirme işlemi yapılacağı açıklanmaktadır.

Giriş

Posta birleştirme, bir e-tablonun veya başka bir veri kaynağının satırlarındaki değerleri alıp bir şablon dokümana ekler. Bu özellik, birleştirilen verilerle özelleştirilmiş birçok benzer doküman oluşturabileceğiniz tek bir birincil doküman (şablon) oluşturmanıza olanak tanır. Sonuç, posta veya hazır mektuplar için kullanılmak zorunda değildir ancak müşteri faturaları oluşturmak gibi herhangi bir amaçla kullanılabilir.

Posta birleştirme, e-tablolar ve kelime işlemciler ortaya çıktığından beri kullanılmaktadır ve günümüzde birçok iş akışının bir parçasıdır. Verileri, aşağıdaki tabloda gösterildiği gibi, her satırda bir kayıt olacak şekilde düzenlemek ve sütunları verilerdeki alanları temsil edecek şekilde oluşturmak geleneksel bir yöntemdir:

Ad Adres Alt Bölge
1 UrbanPq 123 1st St. Batı
2 Pawxana 456 2nd St. Güney

Bu sayfadaki örnek uygulama, posta birleştirme işlemlerinin nasıl gerçekleştirildiğine dair ayrıntıları soyutlamak için Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Drive API'lerini nasıl kullanabileceğinizi gösterir. Böylece kullanıcılar, uygulama ile ilgili endişelerden korunur. Bu Python örneği hakkında daha fazla bilgiyi örneğin GitHub deposunda bulabilirsiniz.

Örnek uygulama

Bu örnek uygulama, birincil şablonunuzu kopyalar ve ardından belirlenen veri kaynağınızdaki değişkenleri kopyaların her birine birleştirir. Bu örnek uygulamayı denemek için önce şablonunuzu ayarlayın:

  1. Dokümanlar dosyası oluşturun. Kullanmak istediğiniz şablonu seçin.
  2. Yeni dosyanın doküman kimliğini not edin. Daha fazla bilgi için Belge Kimliği başlıklı makaleyi inceleyin.
  3. DOCS_FILE_ID değişkenini doküman kimliğine ayarlayın.
  4. Kişi bilgilerini, uygulamanın seçili verilerle birleştireceği şablon yer tutucu değişkenleriyle değiştirin.

Aşağıda, düz metin veya E-Tablolar gibi bir kaynaktan alınan gerçek verilerle birleştirilebilecek yer tutucular içeren bir örnek mektup şablonu verilmiştir. Bu şablonun görünümü aşağıdaki gibidir:

Ardından, SOURCE değişkenini kullanarak veri kaynağınız olarak düz metni veya E-Tablolar'ı seçin. Örnek varsayılan olarak düz metin biçimindedir. Bu nedenle, örnek verilerde TEXT_SOURCE_DATA değişkeni kullanılır. Verileri Sheets'ten almak için SOURCE değişkenini 'sheets' olarak güncelleyin ve SHEETS_FILE_ID değişkenini ayarlayarak örnek sayfamıza (veya kendi sayfanıza) yönlendirin.

Biçimi görebilmeniz için sayfanın görünümü aşağıda verilmiştir:

Uygulamayı örnek verilerimizle deneyin, ardından verilerinize ve kullanım alanınıza uyarlayın. Komut satırı uygulaması şu şekilde çalışır:

  • Kurulum
  • Veri kaynağındaki verileri getirme
  • Veri satırlarının her birinde döngü oluşturma
    • Şablonun bir kopyasını oluşturma
    • Kopyayı verilerle birleştirme
    • Yeni birleştirilen dokümanın çıkış bağlantısı

Yeni birleştirilen tüm mektuplar kullanıcının Drive'ım klasöründe de gösterilir. Birleştirilmiş bir mektup örneği şu şekilde görünür:

Kaynak kodu

Python

docs/mail-merge/docs_mail_merge.py
import time

import google.auth
from googleapiclient.discovery import build
from googleapiclient.errors import HttpError

# Fill-in IDs of your Docs template & any Sheets data source
DOCS_FILE_ID = "195j9eDD3ccgjQRttHhJPymLJUCOUjs-jmwTrekvdjFE"
SHEETS_FILE_ID = "11pPEzi1vCMNbdpqaQx4N43rKmxvZlgEHE9GqpYoEsWw"

# authorization constants

SCOPES = (  # iterable or space-delimited string
    "https://www.googleapis.com/auth/drive",
    "https://www.googleapis.com/auth/documents",
    "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets.readonly",
)

# application constants
SOURCES = ("text", "sheets")
SOURCE = "text"  # Choose one of the data SOURCES
COLUMNS = ["to_name", "to_title", "to_company", "to_address"]
TEXT_SOURCE_DATA = (
    (
        "Ms. Lara Brown",
        "Googler",
        "Google NYC",
        "111 8th Ave\nNew York, NY  10011-5201",
    ),
    (
        "Mr. Jeff Erson",
        "Googler",
        "Google NYC",
        "76 9th Ave\nNew York, NY  10011-4962",
    ),
)

# fill-in your data to merge into document template variables
merge = {
    # sender data
    "my_name": "Ayme A. Coder",
    "my_address": "1600 Amphitheatre Pkwy\nMountain View, CA  94043-1351",
    "my_email": "http://google.com",
    "my_phone": "+1-650-253-0000",
    # - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
    # recipient data (supplied by 'text' or 'sheets' data source)
    "to_name": None,
    "to_title": None,
    "to_company": None,
    "to_address": None,
    # - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
    "date": time.strftime("%Y %B %d"),
    # - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
    "body": (
        "Google, headquartered in Mountain View, unveiled the new "
        "Android phone at the Consumer Electronics Show. CEO Sundar "
        "Pichai said in his keynote that users love their new phones."
    ),
}

creds, _ = google.auth.default()
# pylint: disable=maybe-no-member

# service endpoints to Google APIs

DRIVE = build("drive", "v2", credentials=creds)
DOCS = build("docs", "v1", credentials=creds)
SHEETS = build("sheets", "v4", credentials=creds)


def get_data(source):
  """Gets mail merge data from chosen data source."""
  try:
    if source not in {"sheets", "text"}:
      raise ValueError(
          f"ERROR: unsupported source {source}; choose from {SOURCES}"
      )
    return SAFE_DISPATCH[source]()
  except HttpError as error:
    print(f"An error occurred: {error}")
    return error


def _get_text_data():
  """(private) Returns plain text data; can alter to read from CSV file."""
  return TEXT_SOURCE_DATA


def _get_sheets_data(service=SHEETS):
  """(private) Returns data from Google Sheets source. It gets all rows of
  'Sheet1' (the default Sheet in a new spreadsheet), but drops the first
  (header) row. Use any desired data range (in standard A1 notation).
  """
  return (
      service.spreadsheets()
      .values()
      .get(spreadsheetId=SHEETS_FILE_ID, range="Sheet1")
      .execute()
      .get("values")[1:]
  )
  # skip header row


# data source dispatch table [better alternative vs. eval()]
SAFE_DISPATCH = {k: globals().get(f"_get_{k}_data") for k in SOURCES}


def _copy_template(tmpl_id, source, service):
  """(private) Copies letter template document using Drive API then
  returns file ID of (new) copy.
  """
  try:
    body = {"name": f"Merged form letter ({source})"}
    return (
        service.files()
        .copy(body=body, fileId=tmpl_id, fields="id")
        .execute()
        .get("id")
    )
  except HttpError as error:
    print(f"An error occurred: {error}")
    return error


def merge_template(tmpl_id, source, service):
  """Copies template document and merges data into newly-minted copy then
  returns its file ID.
  """
  try:
    # copy template and set context data struct for merging template values
    copy_id = _copy_template(tmpl_id, source, service)
    context = merge.iteritems() if hasattr({}, "iteritems") else merge.items()

    # "search & replace" API requests for mail merge substitutions
    reqs = [
        {
            "replaceAllText": {
                "containsText": {
                    "text": "{{%s}}" % key.upper(),  # {{VARS}} are uppercase
                    "matchCase": True,
                },
                "replaceText": value,
            }
        }
        for key, value in context
    ]

    # send requests to Docs API to do actual merge
    DOCS.documents().batchUpdate(
        body={"requests": reqs}, documentId=copy_id, fields=""
    ).execute()
    return copy_id
  except HttpError as error:
    print(f"An error occurred: {error}")
    return error


if __name__ == "__main__":
  # get row data, then loop through & process each form letter
  data = get_data(SOURCE)  # get data from data source
  for i, row in enumerate(data):
    merge.update(dict(zip(COLUMNS, row)))
    print(
        "Merged letter %d: docs.google.com/document/d/%s/edit"
        % (i + 1, merge_template(DOCS_FILE_ID, SOURCE, DRIVE))
    )

Daha fazla bilgi için README dosyasını ve örnek uygulamanın GitHub deposundaki tam uygulama kaynak kodunu inceleyin.