Administrar conservaciones

Las conservaciones preservan los datos de forma indefinida para cumplir con las obligaciones legales o de conservación. Por lo general, se aplican suspensiones a uno o más usuarios para garantizar que los datos potencialmente relevantes para un asunto no se puedan borrar hasta que ese asunto deje de estar activo.

Si un usuario sujeto a una conservación borra datos conservados, estos se quitan de la vista del usuario, pero se conservan en Vault. Mientras la retención esté vigente, un administrador de Vault podrá buscar y exportar esos datos.

Las retenciones tienen los siguientes componentes:

  • Un servicio: Es la aplicación responsable de los datos que se deben conservar. El servicio se puede configurar para Correo, Drive o Grupos.
  • Un alcance: Son las entidades que abarca la retención. El alcance se puede establecer en una o más cuentas de usuario, o en una unidad organizativa (UO).
  • Opciones adicionales (opcional): Son los detalles específicos (búsquedas o parámetros de configuración) que se usan para acotar los datos que se incluirán en el alcance definido. Las opciones incluyen las siguientes:
    • Correo electrónico, Grupos: Consulta de búsqueda para reducir el alcance de la retención
    • Drive: Incluye unidades compartidas en la retención.

Para trabajar con los recursos de Vault, la cuenta debe tener los privilegios de Vault requeridos y acceso al asunto. Para acceder a un asunto, la cuenta debe haberlo creado, debe tenerlo compartido o debe tener el privilegio Ver todos los asuntos.

Crea una retención para el correo en cuentas de usuario específicas con una búsqueda

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo se crea una retención llamada "My First mail Accounts Hold" para lo siguiente:

  • Servicio: mail
  • Entidad: Cuentas de usuario "usuario1" y "usuario2"
  • Opciones adicionales: Búsqueda "to:ceo@company.com"

Recupera los IDs de las cuentas de usuario de la API de Directory. Ten en cuenta que HeldAccount puede tomar el ID o el correo electrónico de la cuenta. Si se proporcionan ambos, se usa el correo electrónico y se ignora el ID de la cuenta.

Java

HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:ceo@company.com");
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email));
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First mail Accounts Hold")
    .setCorpus("MAIL");
    .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery))
    .setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id):
    mail_query = {'terms': 'to:ceo@company.com'}
    accounts = [
        {'accountId': user1_account_id},
        {'email': user2_email}
    ]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First mail Accounts Hold',
        'corpus': 'MAIL',
        'query': {
            'mailQuery': mail_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Crea una retención para Drive en una OU y agrega contenido de unidades compartidas

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo se crea una retención llamada "My First Drive OU Hold" para lo siguiente:

  • Servicio: Drive
  • Entidad: Unidad organizativa "Finanzas" (el ID de la OU se captura en orgUnitId)
  • Opciones adicionales: Incluye las unidades compartidas de las que son miembros los usuarios de esta unidad organizativa

Recupera los IDs de las UO de la API de Directory.

Java

HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId);
// Include shared drives content.
HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true);
// Create the hold.
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Drive OU Hold")
    .setCorpus("DRIVE")
    .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery))
    .setOrgUnit(orgUnit);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
return createdHold;

Python

def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id):
    drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True}
    org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id}
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Drive OU Hold',
        'corpus': 'DRIVE',
        'orgUnit': org_unit,
        'query': {
            'driveQuery': drive_query
        }
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Crea una retención para Grupos en cuentas de grupos específicas con un período

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo se crea una retención llamada "My First Group Hold" para lo siguiente:

  • Servicio: Grupos
  • Entidad: Cuentas de grupo "group1" y "group2"
  • Opciones adicionales: Retener solo los mensajes con fechas de envío entre "startTime" y "endTime"

Recupera los IDs de las cuentas de grupo de la API de Directory.

Java

String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*.
 
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2));
HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery();
// Restrict by sent date.
groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT);
groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT);
// create the hold
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Group Hold")
    .setCorpus("GROUPS")
    .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery));
    hold.setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id):
    groups_query = {
        'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format*
        'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z'
    }
    accounts = [{'accountId': group_account_id}]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Group Hold',
        'corpus': 'GROUPS',
        'query': {
            'groupsQuery': groups_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
  • Formato de marca de tiempo Además, los valores de startTime y endTime se convierten a GMT y se redondean hacia abajo hasta el inicio de la fecha determinada.

Consulta y modifica las retenciones existentes

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo enumerar todas las cuentas incluidas en una retención existente:

Java

client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();

Python

# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error.
def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id):
    return service.matters().holds().accounts().list(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts']

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo agregar una cuenta a una retención existente y quitarla de ella:

Java

// Add an account by id.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId))
        .execute();
// Remove an account by id.
client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute();

String email = "email@email.com";
// Add an account by email.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email))
        .execute();

Python

 
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    held_account = {'accountId': account_id}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    return service.matters().holds().accounts().delete(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute()

def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email):
    held_account = {'email': email}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo modificar la OU en una retención de la OU existente:

Java

Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute();
hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId);
Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute();
return modifiedHold;

Python

def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id):
    current_hold = get_hold(matter_id, hold_id)
    current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id}
    return service.matters().holds().update(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute()

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo enumerar todas las suspensiones de un asunto:

Java

 
String matterId = "Matter Id";



// List all holds.
List holdsList = 
    client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds();



// Paginate on holds.
ListHoldsResponse response = client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .execute();



String nextPageToken = response.getNextPageToken();
if (nextPageToken != null) {
    client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .setPageToken(nextPageToken)
        .execute();
}

Python

# This can paginate in the same manner as with matters.
def list_holds(service, matter_id):
    return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()