Configura las salas de reuniones y los miembros

Un espacio de reunión representa un lugar virtual o un objeto persistente (como una sala de reuniones) en el que se llevan a cabo conferencias. Un espacio de reuniones también ayuda a los usuarios a reunirse y encontrar recursos compartidos.

Cuando creas un espacio de reunión con el método spaces.create, se muestra una instancia de un recurso spaces. El recurso incluye el objeto SpaceConfig, que es la configuración del espacio de reunión. También contiene el objeto ActiveConference, que es un vínculo al recurso conferenceRecords actual dentro del espacio de la reunión. Para obtener más información sobre cómo administrar una sala de reuniones, consulta Crea y administra salas de reuniones.

En las siguientes secciones, se detalla cómo configurar un espacio de reunión con estos objetos y métodos.

Cómo establecer la moderación y el acceso a la reunión

Puedes configurar cómo se unen los usuarios a una reunión, los modos de moderación, las restricciones de funciones y los permisos que reciben los usuarios cuando se unen a una reunión a través del objeto SpaceConfig.

Acceder a salas de reuniones

Para determinar quién puede unirse a un espacio de reunión sin solicitarlo, configura el campo accessType con el objeto AccessType. Puedes elegir entre varios parámetros de configuración para permitir automáticamente que los asistentes se unan. El campo se establece de forma predeterminada según la configuración de acceso predeterminada del usuario.

Para definir los puntos de entrada que se pueden usar para unirse a reuniones alojadas en un espacio de reunión, configura el campo entryPointAccess con el objeto EntryPointAccess. Se establece en ALL para permitir todos los puntos de entrada o en CREATOR_APP_ONLY para limitar los puntos de entrada solo a los que pertenecen al proyecto de Google Cloud que creó el espacio de reunión.

Salas de reuniones moderadas

Para moderar una reunión, puedes configurar el campo moderation con el objeto Moderation. Cuando el modo moderation es on, el organizador de la reunión tiene control sobre ella con funciones como la administración de coorganizadores (consulta spaces.members) y las restricciones de funciones con el campo moderationRestrictions. Para obtener más información sobre los miembros, consulta Administra miembros del espacio.

Para definir restricciones de funciones cuando la reunión está moderada (moderation es on), configura el campo moderationRestrictions con el objeto ModerationRestrictions. Las restricciones definen quién tiene permiso en el espacio de la reunión para enviar mensajes de chat o reacciones, o para compartir su pantalla.

Para establecer las restricciones de funciones en el campo moderationRestrictions, usa RestrictionType para aplicar chatRestriction, reactionRestriction y presentRestriction. Se establece en HOSTS_ONLY para aplicar los permisos al organizador y al coorganizador de la reunión, o en NO_RESTRICTION para aplicarlos a todos los participantes.

Para restringir el rol predeterminado asignado a los usuarios como visualizadores, configura el campo booleano defaultJoinAsViewerType con DefaultJoinAsViewerType. Si defaultJoinAsViewerType es on, los usuarios se unen como espectadores. Si es off, los usuarios se unen como colaboradores. La cantidad predeterminada es off. Si se establece un rol explícito para un usuario en spaces.members, el usuario se unirá con ese rol.

Genera un informe de asistencia

Para crear un informe de asistencia del espacio de reunión, configura el campo attendanceReportGenerationType con el objeto AttendanceReportGenerationType. Si se solicita un informe, Google Meet lo guarda en la unidad de Google Drive del organizador de la reunión y también se envía un correo electrónico.

Administra artefactos automáticos

Los organizadores de reuniones, pero no los coorganizadores, pueden configurar previamente la grabación automática, las transcripciones automáticas y las notas inteligentes dentro del espacio de la reunión. Cuando se habilitan estos parámetros de configuración, se graba el espacio de la reunión, se generan transcripciones y se toman notas de la reunión, que se organizan automáticamente en Documentos de Google. Cada función es independiente y se configura por espacio de reunión. Los subtítulos de grabación solo están disponibles en inglés.

Puedes configurar previamente los artefactos automáticos cuando creas un espacio de reunión o una vez que se crea el espacio de reunión. Ambos métodos requieren el alcance de OAuth meetings.space.settings. Para obtener más información, consulta Permisos de OAuth para la configuración.

También puedes configurar artefactos automáticos para las reuniones creadas desde el Calendario de Google.

Para configurar artefactos automáticos, usa el objeto ArtifactConfig dentro del objeto SpaceConfig. ArtifactConfig se compone de los campos recordingConfig, transcriptionConfig y smartNotesConfig.

Cada campo se asigna a un objeto similar, como RecordingConfig, TranscriptionConfig y SmartNotesConfig. Para establecer cada objeto, usa AutoGenerationType para alternar el objeto de configuración on o off.

Para recuperar los artefactos creados durante una conferencia, consulta Trabaja con artefactos.

Diferencia entre las transcripciones y las notas inteligentes

Si bien las transcripciones de reuniones y las notas inteligentes (también conocidas como "tomar notas por mí") capturan información de tu reunión, estas funciones tienen diferentes propósitos y producen diferentes artefactos.

En la siguiente tabla, se muestran las diferencias:

Función Transcripciones Notas inteligentes
Descripción general Un registro literal, palabra por palabra. Un resumen conciso de los puntos clave generado por Gemini.
Nivel de detalle Detalle al 100%. Todo lo que se dice se escribe. Es de alto nivel. Se enfoca en las decisiones y los elementos de acción.
Caso práctico Cumplimiento de requisitos legales, verificación de citas exactas y accesibilidad para los usuarios Permite que los participantes que llegan tarde se pongan al día al instante, automatiza la toma de notas y el seguimiento de proyectos.
Uso en tiempo real Se usa para los subtítulos. El archivo se genera después de la llamada. Puedes ver la creación del resumen en el panel lateral durante la llamada.
Resultado Un documento largo de Documentos de Google con el nombre del orador y marcas de tiempo Un documento conciso de Documentos de Google con notas de la reunión, secciones y viñetas.
Cita Contiene el texto completo al que se puede vincular. Incluye citas (marcas de tiempo) que se vinculan al momento específico de la transcripción para brindar contexto, si se habilitan las transcripciones y las notas inteligentes. Para obtener más información, consulta Cuando ambas funciones están habilitadas.

Cuando ambas funciones están habilitadas

Si bien cada función se puede usar por separado, tanto las transcripciones como las notas inteligentes también se pueden usar al mismo tiempo para crear mejores artefactos posteriores a la reunión.

Cuando ambas funciones estén habilitadas, verás citas en el documento generado de notas inteligentes. Estas citas aparecen en diferentes partes de la sección de detalles y se vinculan a marcas de tiempo específicas de la transcripción de la reunión. Si haces clic en estas citas, puedes ir directamente a la sección correspondiente de la transcripción y comprender mejor de qué se estaba hablando.

Durante la reunión, los participantes verán indicadores de que ambas funciones están activas. Deben permanecer activos durante toda la reunión para generar citas en las que se pueda hacer clic. Aunque los archivos están vinculados entre sí, el sistema genera dos documentos distintos en el Google Drive del host. Ambos archivos también se adjuntan automáticamente al evento del Calendario de Google.

Permisos de OAuth para la configuración

Para establecer o acceder a la configuración de las reuniones, se requieren los siguientes permisos de OAuth:

Caso de uso Código de alcance
Establece la generación automática de artefactos para los espacios creados por otras apps. https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.settings
Obtener o enumerar artefactos de conferencias creadas por otras apps https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.readonly
Obtener o enumerar otros parámetros de configuración previos a la reunión de un espacio de reunión creado por una app de terceros https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.created
https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.readonly
Leer y editar la configuración de todos los espacios de reuniones a los que un usuario puede acceder a través de cualquier otra app, como Calendario https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.settings

Para obtener más información sobre los permisos de OAuth, consulta Conoce los permisos de la API de REST.

Administra los miembros del espacio

Un miembro del espacio es un usuario configurado para tener un rol en el espacio de la reunión. Estos usuarios pueden unirse al espacio de la reunión sin solicitar permiso para conectarse (también conocido como "solicitar acceso").

Si bien los organizadores de la reunión pueden ingresar automáticamente al espacio de la reunión, también puedes configurar a otros miembros para que se unan a la reunión sin solicitar acceso. Además, se puede configurar a los miembros para que tengan un Role en la reunión, como COHOST, que les otorga las mismas capacidades para administrar la reunión que el organizador. Para obtener más información sobre cómo acceder a un espacio de reunión sin tocar, consulta AccessType.

El recurso spaces.members incluye los campos name, user y role.

Ten en cuenta que un miembro es diferente de un participante. Un participante es una persona que se unió a una llamada o que usa el Modo complementario, que mira como oyente o un dispositivo de sala conectado a una llamada. Hay un recurso conferenceRecords.participants para cada persona.

Puedes administrar los miembros del espacio con los siguientes métodos:

Cada método toma un parámetro de ruta de acceso con los métodos de creación y lista que usan el campo parent para denotar el espacio de reunión, y los métodos de eliminación y obtención que usan el campo name para filtrar los resultados según el espacio de reunión y el nombre del miembro. Todos los métodos, excepto el de eliminación, devuelven una instancia del recurso spaces.members.

Todos los métodos, excepto el de eliminación, admiten el parámetro fields en SystemParameterContext. Cuando se omite el parámetro fields, la respuesta de la API se establece de forma predeterminada en "name,email,role,user".

El parámetro fields se basa en un FieldMask para filtrar la respuesta. Un FieldMask es una forma en que los llamadores de la API pueden enumerar los campos que debe devolver una solicitud. Es una lista de campos delimitada por comas para especificar que solo se usan ciertos campos en un objeto y los demás no se modifican. El uso de FieldMask permite que la API evite el trabajo innecesario y mejore el rendimiento. Se usa una máscara de campo para los métodos create, get y list. Para obtener más información sobre las máscaras de campo, consulta Usa máscaras de campo en la API de Hojas de cálculo de Google.