Tạo đơn đăng ký tham gia các phiên tại hội nghị

Cấp độ lập trình: Sơ cấp
Thời lượng: 5 phút
Loại dự án: Tự động hoá bằng trình đơn tuỳ chỉnhtrình kích hoạt dựa trên sự kiện

Mục tiêu

  • Hiểu rõ chức năng của giải pháp.
  • Hiểu rõ chức năng của các dịch vụ Apps Script trong giải pháp.
  • Thiết lập tập lệnh.
  • Chạy tập lệnh.

Giới thiệu về giải pháp này

Tạo một hệ thống đăng ký sự kiện toàn diện. Nếu sắp tới bạn có một sự kiện như hội nghị, bạn có thể thiết lập một lịch mới cho các phiên hội nghị, tạo biểu mẫu đăng ký và tự động gửi email cho người tham dự về lịch biểu được cá nhân hoá.

Thông tin từ Trang tính được chuyển sang Biểu mẫu và Lịch

Cách hoạt động

Giải pháp này sử dụng một trình đơn tuỳ chỉnh trong Google Trang tính để triển khai hệ thống đăng ký sự kiện tự động. Tập lệnh sẽ tạo một lịch có các sự kiện hội nghị được liệt kê trong bảng tính Trang tính. Sau đó, tập lệnh sẽ tạo một biểu mẫu có danh sách các sự kiện mà người tham dự có thể đăng ký. Sau khi người tham dự điền vào biểu mẫu, tập lệnh sẽ thêm người tham dự vào các sự kiện trên lịch và gửi lịch biểu cho họ qua email.

Dịch vụ Apps Script

Giải pháp này sử dụng các dịch vụ sau:

  • Dịch vụ Trang tính: Cung cấp thông tin sự kiện cho các dịch vụ khác.
  • Dịch vụ Lịch Google: Tạo một lịch mới cho sự kiện, thêm sự kiện vào lịch và thêm người tham dự vào các sự kiện mà họ đăng ký.
  • Dịch vụ Thuộc tính: Lưu trữ mã nhận dạng của lịch do dịch vụ Lịch tạo. Khi người dùng nhấp vào Thiết lập hội nghị trong trình đơn Hội nghị tuỳ chỉnh, dịch vụ Thuộc tính sẽ kiểm tra xem hệ thống đăng ký sự kiện đã được thiết lập hay chưa bằng cách kiểm tra xem thuộc tính mã nhận dạng lịch có xuất hiện hay không. Việc này giúp tránh tạo biểu mẫu và lịch trùng lặp.
  • Dịch vụ Google Biểu mẫu: Tạo một biểu mẫu từ thông tin trong bảng tính để người tham dự có thể đăng ký tham gia các phiên.
  • Dịch vụ Tập lệnh: Tạo một điều kiện kích hoạt sẽ kích hoạt khi người tham dự điền vào biểu mẫu.
  • Dịch vụ Tài liệu: Nhận thông tin sự kiện cho các sự kiện mà người tham dự đăng ký và thêm danh sách các sự kiện vào một tài liệu mới. Tập lệnh cấp cho người tham dự quyền chỉnh sửa tài liệu.
  • Dịch vụ Thư: Gửi tài liệu lịch biểu cho người tham dự qua email.

Điều kiện tiên quyết

Để sử dụng mẫu này, bạn cần đáp ứng các điều kiện tiên quyết sau:

  • Tài khoản Google (Tài khoản Google Workspace có thể yêu cầu quản trị viên phê duyệt).
  • Trình duyệt web có quyền truy cập vào Internet.

Thiết lập tập lệnh

  1. Nhấp vào nút sau để tạo bản sao của bảng tính Trang tính mẫu Tạo biểu mẫu đăng ký tham gia các phiên tại một hội nghị. Dự án Apps Script cho giải pháp này được đính kèm vào bảng tính:

    Tạo bản sao

  2. Nhấp vào Hội nghị > Thiết lập hội nghị. Bạn có thể cần làm mới trang để trình đơn tuỳ chỉnh này xuất hiện.

  3. Khi được nhắc, hãy cho phép tập lệnh chạy. <<../_snippets/oauth.md>>

  4. Nhấp lại vào Hội nghị > Thiết lập hội nghị.

Chạy tập lệnh

  1. Nhấp vào Công cụ > Quản lý biểu mẫu > Chuyển đến biểu mẫu trực tiếp.
  2. Điền và gửi biểu mẫu.
  3. Truy cập vào calendar.google.com.
  4. Ở bên trái, hãy nhớ chọn hộp bên cạnh Lịch hội nghị.
  5. Chuyển đến ngày của các sự kiện mà bạn đã đăng ký và xác nhận rằng bạn đã được thêm làm người tham dự.

(Không bắt buộc) Đặt lại giải pháp

Nếu muốn thử lại giải pháp này hoặc tuỳ chỉnh giải pháp để sử dụng thông tin sự kiện của riêng bạn, bạn cần đặt lại một số mục đã thiết lập khi chạy tập lệnh lần đầu. Để xem các bước đặt lại giải pháp, hãy nhấp vào Đặt lại giải pháp:

Đặt lại giải pháp

Bước 1: Đặt lại các thuộc tính tập lệnh đã lưu trữ

Nếu cố gắng chạy tập lệnh nhiều lần, bạn sẽ nhận được lời nhắc Hội nghị của bạn đã được thiết lập. Hãy tìm biểu mẫu đăng ký trong Google Drive! Điều này xảy ra vì sau khi Lịch hội nghị được tạo, mã nhận dạng lịch sẽ được lưu trữ dưới dạng thuộc tính tập lệnh. Khi chạy, tập lệnh sẽ kiểm tra xem thuộc tính mã nhận dạng lịch đã tồn tại hay chưa và ngừng chạy nếu thuộc tính đó tồn tại.

Hãy làm theo các bước sau để xoá thuộc tính mã nhận dạng lịch hiện có:

  1. Trong bảng tính, hãy nhấp vào Tiện ích > Apps Script.
  2. Trong trình chỉnh sửa Apps Script, hãy chọn resetProperties trong danh sách thả xuống hàm rồi nhấp vào Chạy.

Bước 2: Xoá Lịch hội nghị

Mỗi khi chạy, tập lệnh sẽ tạo một lịch mới. Nếu không muốn giữ lại lịch ban đầu đã tạo, hãy làm theo các bước sau:

  1. Truy cập vào calendar.google.com.
  2. Bên cạnh Lịch hội nghị, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn cho Lịch hội nghị > Cài đặt và chia sẻ.
  3. Chuyển đến cuối phần cài đặt rồi nhấp vào Xoá.

Bước 3: Xoá trình kích hoạt gửi biểu mẫu

Tập lệnh sẽ tạo một trình kích hoạt cho các lượt gửi biểu mẫu mỗi khi bạn chạy tập lệnh. Để tránh nhiều trình kích hoạt dẫn đến email trùng lặp, hãy xoá trình kích hoạt ban đầu. Hãy làm theo các bước sau:

  1. Trong bảng tính, hãy nhấp vào Tiện ích > Apps Script.
  2. Trong dự án Apps Script, ở bên trái, hãy nhấp vào Trình kích hoạt .
  3. Bên cạnh trình kích hoạt, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác > Xoá trình kích hoạt.

Mỗi khi chạy tập lệnh, tập lệnh sẽ tạo một biểu mẫu mới. Hãy làm theo các bước sau để huỷ liên kết biểu mẫu khỏi bảng tính và xoá biểu mẫu đó:

  1. Trong bảng tính, hãy nhấp chuột phải vào trang tính Phản hồi biểu mẫu rồi nhấp vào Huỷ liên kết biểu mẫu > OK.
  2. Nhấp chuột phải vào trang tính Phản hồi biểu mẫu một lần nữa rồi nhấp vào Xoá > OK.
  3. Truy cập forms.google.com.
  4. Nhấp chuột phải vào Biểu mẫu hội nghị rồi nhấp vào Xoá > Chuyển vào thùng rác.

Sau khi đặt lại giải pháp, bạn có thể thêm dữ liệu của riêng mình hoặc tiếp tục sử dụng dữ liệu mẫu và chạy lại tập lệnh.

Xem lại mã

Để xem lại mã Apps Script cho giải pháp này, hãy nhấp vào Xem mã nguồn:

Xem mã nguồn

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("Conference")
    .addItem("Set up conference", "setUpConference_")
    .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  const scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty("calId")) {
    Browser.msgBox(
      "Your conference is already set up. Look in Google Drive for your" +
        " sign-up form!",
    );
    return;
  }
  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const sheet = ss.getSheetByName("Conference Setup");
  const range = sheet.getDataRange();
  const values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit")
    .forSpreadsheet(ss)
    .onFormSubmit()
    .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  const cal = CalendarApp.createCalendar("Conference Calendar");
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const session = values[i];
    const title = session[0];
    const start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    const end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    const options = { location: session[4], sendInvites: true };
    const event = cal
      .createEvent(title, start, end, options)
      .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  const scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty("calId", cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date_, time) {
  const processedDate = new Date(date_);
  processedDate.setHours(time.getHours());
  processedDate.setMinutes(time.getMinutes());
  return processedDate;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  const schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const session = values[i];
    const day = session[1].toLocaleDateString();
    const time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  const form = FormApp.create("Conference Form");
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle("Name").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Email").setRequired(true);
  for (const day of Object.keys(schedule)) {
    form.addSectionHeaderItem().setTitle(`Sessions for ${day}`);
    for (const time of Object.keys(schedule[day])) {
      form
        .addMultipleChoiceItem()
        .setTitle(`${time} ${day}`)
        .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    }
  }
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  const user = {
    name: e.namedValues.Name[0],
    email: e.namedValues.Email[0],
  };

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  const response = [];
  const values = SpreadsheetApp.getActive()
    .getSheetByName("Conference Setup")
    .getDataRange()
    .getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const session = values[i];
    const title = session[0];
    const day = session[1].toLocaleDateString();
    const time = session[2].toLocaleTimeString();
    const timeslot = `${time} ${day}`;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] === title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  const id = ScriptProperties.getProperty("calId");
  const cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  const doc = DocumentApp.create(
    `Conference Itinerary for ${user.name}`,
  ).addEditor(user.email);
  const body = doc.getBody();
  let table = [["Session", "Date", "Time", "Location"]];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([
      response[i][0],
      response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(),
      response[i][4],
    ]);
  }
  body
    .insertParagraph(0, doc.getName())
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: `Thanks for registering! Here's your itinerary: ${doc.getUrl()}`,
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties() {
  const scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}
</section>

Người đóng góp

Mẫu này do Google duy trì với sự trợ giúp của các Chuyên gia về Google Developers.

Các bước tiếp theo