将 Google 表单中的文件上传到 Google 云端硬盘

编码水平：初级
时长：10 分钟
项目类型：使用事件驱动型触发器实现自动化

目标

  • 了解解决方案的功能。
  • 了解 Apps 脚本服务在解决方案中的作用。
  • 设置脚本。
  • 运行脚本。

关于此解决方案

使用 Google 表单同时在 Google 云端硬盘中上传和整理文件。 该表单包含用于上传文件的输入，以及用于指定文件整理方式的输入。

用于上传文件的表单的屏幕截图

运作方式

使用函数创建一个用于存储所有上传的文件的文件夹，以及每次有人提交表单时会触发的触发器。用户填写表单时，他们会选择要上传的文件以及存储文件的子文件夹。用户提交表单后，脚本会将文件放入相应的子文件夹。如果文件夹尚不存在，脚本会创建该文件夹。

Apps 脚本服务

此解决方案使用以下服务：

  • 脚本服务 - 创建每次有人提交表单时都会触发的触发器。
  • 属性服务 - 存储脚本在设置期间创建的触发器的 ID，以防止出现重复的触发器。
  • 云端硬盘服务 - 在设置期间，获取表单在云端硬盘中的位置，并在同一位置创建文件夹。当用户提交表单时，云端硬盘服务会将文件放入该文件夹，如果选择了子文件夹，则会将文件放入指定的子文件夹。如果子文件夹尚不存在，脚本会创建该子文件夹。
  • 表单服务 - 获取用户在提交表单后选择的文件和文件夹名称，并将其发送到云端硬盘服务。

前提条件

如需使用此示例，您需要满足以下前提条件：

  • Google 账号（Google Workspace 账号可能需要管理员批准）。
  • 可访问互联网的网络浏览器。

设置脚本

创建表单

  1. 前往 forms.google.com，然后点击“空白”图标 。
  2. 点击无标题表单，然后将表单重命名为将文件上传到云端硬盘。
  3. 点击未命名的问题，然后将问题重命名为子文件夹。
  4. 在子文件夹问题上，依次点击“更多”图标 > 说明。
  5. 在说明中，输入选择要用来存储文件的子文件夹。如果您选择 <无>，文件将存储在“上传的文件”文件夹中。
  6. 向子文件夹问题添加以下选项：
    • <无>
    • 项目 A
    • 项目 B
    • 项目 C
  7. 如需将问题设为必答题，请点击必答。
  8. 点击“添加问题”图标 。
  9. 点击多项选择，然后选择文件上传。
  10. 点击继续。
  11. 对于问题，请输入要上传的文件。您可以选择允许用户上传的文件类型和文件数量上限。
  12. 如需将问题设为必答题，请点击必答。

创建 Apps 脚本项目

  1. 在表单中，依次点击“更多”图标 > 脚本编辑器。
  2. 点击未命名项目，然后将项目重命名为将文件上传到云端硬盘。
  3. 如需创建其他脚本文件，请依次点击“添加文件”图标 > 脚本。将文件命名为 Setup。

  4. 将这两个脚本文件的内容替换为以下内容：

    Code.gs

    solutions/automations/upload-files/Code.js
    // TODO Before you start using this sample, you must run the setUp() 
// function in the Setup.gs file.

// Application constants
const APP_TITLE = "Upload files to Drive from Forms";
const APP_FOLDER_NAME = "Upload files to Drive (File responses)";

// Identifies the subfolder form item
const APP_SUBFOLDER_ITEM = "Subfolder";
const APP_SUBFOLDER_NONE = "<None>";


/**
 * Gets the file uploads from a form response and moves files to the corresponding subfolder.
 *  
 * @param {object} event - Form submit.
 */
function onFormSubmit(e) {
  try {
    // Gets the application root folder.
    var destFolder = getFolder_(APP_FOLDER_NAME);

    // Gets all form responses.
    let itemResponses = e.response.getItemResponses();

    // Determines the subfolder to route the file to, if any.
    var subFolderName;
    let dest = itemResponses.filter((itemResponse) =>
      itemResponse.getItem().getTitle().toString() === APP_SUBFOLDER_ITEM);

    // Gets the destination subfolder name, but ignores if APP_SUBFOLDER_NONE was selected;
    if (dest.length > 0) {
      if (dest[0].getResponse() != APP_SUBFOLDER_NONE) {
        subFolderName = dest[0].getResponse();
      }
    }
    // Gets the subfolder or creates it if it doesn't exist.
    if (subFolderName != undefined) {
      destFolder = getSubFolder_(destFolder, subFolderName)
    }
    console.log(`Destination folder to use:
    Name: ${destFolder.getName()}
    ID: ${destFolder.getId()}
    URL: ${destFolder.getUrl()}`)

    // Gets the file upload response as an array to allow for multiple files.
    let fileUploads = itemResponses.filter((itemResponse) => itemResponse.getItem().getType().toString() === "FILE_UPLOAD")
      .map((itemResponse) => itemResponse.getResponse())
      .reduce((a, b) => [...a, ...b], []);

    // Moves the files to the destination folder.
    if (fileUploads.length > 0) {
      fileUploads.forEach((fileId) => {
        DriveApp.getFileById(fileId).moveTo(destFolder);
        console.log(`File Copied: ${fileId}`)
      });
    }
  }
  catch (err) {
    console.log(err);
  }
}


/**
 * Returns a Drive folder under the passed in objParentFolder parent
 * folder. Checks if folder of same name exists before creating, returning 
 * the existing folder or the newly created one if not found.
 *
 * @param {object} objParentFolder - Drive folder as an object.
 * @param {string} subFolderName - Name of subfolder to create/return.
 * @return {object} Drive folder
 */
function getSubFolder_(objParentFolder, subFolderName) {

  // Iterates subfolders of parent folder to check if folder already exists.
  const subFolders = objParentFolder.getFolders();
  while (subFolders.hasNext()) {
    let folder = subFolders.next();

    // Returns the existing folder if found.
    if (folder.getName() === subFolderName) {
      return folder;
    }
  }
  // Creates a new folder if one doesn't already exist.
  return objParentFolder.createFolder(subFolderName)
    .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store uploaded Forms files.`);
}

    Setup.gs

    solutions/automations/upload-files/Setup.js
    // TODO You must run the setUp() function before you start using this sample.

/** 
 * The setUp() function performs the following:
 *  - Creates a Google Drive folder named by the APP_FOLDER_NAME
 *    variable in the Code.gs file.
 *  - Creates a trigger to handle onFormSubmit events.
 */
function setUp() {
  // Ensures the root destination folder exists.
  const appFolder = getFolder_(APP_FOLDER_NAME);
  if (appFolder !== null) {
    console.log(`Application folder setup.
    Name: ${appFolder.getName()}
    ID: ${appFolder.getId()}
    URL: ${appFolder.getUrl()}`)
  }
  else {
    console.log(`Could not setup application folder.`)
  }
  // Calls the function that creates the Forms onSubmit trigger.
  installTrigger_();
}

/** 
 * Returns a folder to store uploaded files in the same location
 * in Drive where the form is located. First, it checks if the folder
 * already exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @param {string} folderName - Name of the Drive folder. 
 * @return {object} Google Drive Folder
 */
function getFolder_(folderName) {

  // Gets the Drive folder where the form is located.
  const ssId = FormApp.getActiveForm().getId();
  const parentFolder = DriveApp.getFileById(ssId).getParents().next();

  // Iterates through the subfolders to check if folder already exists.
  // The script checks for the folder name specified in the APP_FOLDER_NAME variable.
  const subFolders = parentFolder.getFolders();
  while (subFolders.hasNext()) {
    let folder = subFolders.next();

    // Returns the existing folder if found.
    if (folder.getName() === folderName) {
      return folder;
    }
  }
  // Creates a new folder if one doesn't already exist.
  return parentFolder.createFolder(folderName)
    .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store uploaded files.`);
}

/**
 * Installs trigger to capture onFormSubmit event when a form is submitted.
 * Ensures that the trigger is only installed once.
 * Called by setup().
 */
function installTrigger_() {
  // Ensures existing trigger doesn't already exist.
  let propTriggerId = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('triggerUniqueId')
  if (propTriggerId !== null) {
    const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
    for (let t in triggers) {
      if (triggers[t].getUniqueId() === propTriggerId) {
        console.log(`Trigger with the following unique ID already exists: ${propTriggerId}`);
        return;
      }
    }
  }
  // Creates the trigger if one doesn't exist.
  let triggerUniqueId = ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
    .forForm(FormApp.getActiveForm())
    .onFormSubmit()
    .create()
    .getUniqueId();
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('triggerUniqueId', triggerUniqueId);
  console.log(`Trigger with the following unique ID was created: ${triggerUniqueId}`);
}

/**
 * Removes all script properties and triggers for the project.
 * Use primarily to test setup routines.
 */
function removeTriggersAndScriptProperties() {
  PropertiesService.getScriptProperties().deleteAllProperties();
  // Removes all triggers associated with project.
  const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
  for (let t in triggers) {
    ScriptApp.deleteTrigger(triggers[t]);
  }
}

/**
 * Removes all form responses to reset the form.
 */
function deleteAllResponses() {
  FormApp.getActiveForm().deleteAllResponses();
}

运行脚本

  1. 在 Apps 脚本编辑器中，切换到 Setup.gs 文件。
  2. 在函数下拉菜单中，选择 setUp。
  3. 点击运行。

  4. 根据提示为脚本授权。 如果 OAuth 权限请求页面显示警告此应用未经过验证，请继续操作，依次选择高级 > 前往“{项目名称}”（不安全）。

  5. 返回到表单，然后点击“预览”图标 预览图标。

  6. 在表单中，选择一个子文件夹并上传文件。

  7. 点击提交。

  8. 前往云端硬盘，然后打开将文件上传到云端硬盘（文件回复）文件夹。 您上传的文件位于您在表单中选择的子文件夹中。

贡献者

此示例由 Google 在 Google 开发者专家的帮助下维护。

后续步骤