Gmail と Google スプレッドシートでメールへの差し込みを作成する

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コーディング レベル: 初級
所要時間: 10 分
プロジェクト タイプ: カスタム メニューを使用した自動化

目標

  • ソリューションの機能を理解します。
  • ソリューション内で Apps Script サービスが何を行うかを理解します。
  • スクリプトを設定します。
  • スクリプトを実行します。

このソリューションについて

Google スプレッドシートのデータを使用してメール テンプレートに自動的にデータを入力します。メールは Gmail アカウントから送信されるため、受信者からの返信に返信できます。

重要: この差し込み印刷のサンプルは、Google サービスの割り当てで説明されているメールの上限の対象となります。

メールへの差し込みの例

仕組み

Gmail の下書きテンプレートを作成し、Google スプレッドシートのデータに対応するプレースホルダを挿入します。シートの各列見出しはプレースホルダ タグを表します。スクリプトは、スプレッドシートの各プレースホルダの情報を、メールの下書きの対応するプレースホルダ タグの場所に送信します。

Apps Script サービス

このソリューションでは、次のサービスを使用します。

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Google Workspace デベロッパー チャンネルでは、ヒント、テクニック、最新機能に関する動画を公開しています。

前提条件

このサンプルを使用するには、次の前提条件を満たしている必要があります。

  • Google アカウント(Google Workspace アカウントの場合、管理者の承認が必要となる可能性があります)。
  • インターネットにアクセスできるウェブブラウザ。

スクリプトを設定する

Apps Script プロジェクトを作成する

  1. 次のボタンをクリックして、Gmail/スプレッドシートの差し込み印刷のサンプル スプレッドシートのコピーを作成します。このソリューションの Apps Script プロジェクトは、スプレッドシートに添付されています。
    コピーを作成
  2. コピーしたスプレッドシートで、差し込み印刷で使用するメールアドレスで [宛先] 列を更新します。
  3. (省略可)列を追加、編集、削除して、メール テンプレートに含めるデータをカスタマイズします。

[Recipient] 列または [Email Sent] 列の名前を変更した場合は、Apps Script プロジェクトで対応するコードを更新する必要があります。スプレッドシートから Apps Script プロジェクトを開くには、[拡張機能] > [Apps Script] をクリックします。

メール テンプレートを作成する

  1. Gmail アカウントで、メールの下書きを作成します。スプレッドシートのデータをメールに含めるには、列名に対応するプレースホルダを波かっこで囲んで使用します(例: {{First name}})。
    • メールのテキストの書式を設定する場合は、プレースホルダの角かっこも書式設定する必要があります。
    • プレースホルダでは大文字と小文字が区別されます。列見出しと正確に一致している必要があります。
  2. メールの下書きの件名をコピーします。

スクリプトを実行する

  1. スプレッドシートで、[差し込み印刷] > [メールを送信] をクリックします。このカスタム メニューを表示するには、ページの更新が必要になる場合があります。
  2. メッセージが表示されたら、スクリプトを承認します。OAuth 同意画面に「このアプリは確認されていません」という警告が表示された場合は、[詳細] > [{プロジェクト名} に移動(安全でない)] を選択して続行します。

  3. [差し込み印刷] > [メールを送信] をもう一度クリックします。

  4. メール テンプレートの件名を貼り付けて、[OK] をクリックします。

シートにフィルタを適用した場合、スクリプトはフィルタされた参加者にメールを送信しますが、タイムスタンプは追加されません。

コードを確認する

このソリューションの Apps Script コードを確認するには、下の [ソースコードを表示] をクリックします。

ソースコードを表示

コード.gs

solutions/automations/mail-merge/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

/*
Copyright 2022 Martin Hawksey

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * @OnlyCurrentDoc
*/

/**
 * Change these to match the column names you are using for email 
 * recipient addresses and email sent column.
*/
const RECIPIENT_COL  = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";

/** 
 * Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Mail Merge')
      .addItem('Send Emails', 'sendEmails')
      .addToUi();
}

/**
 * Sends emails from sheet data.
 * @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
 * @param {Sheet} sheet to read data from
*/
function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
  // option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
  if (!subjectLine){
    subjectLine = Browser.inputBox("Mail Merge", 
                                      "Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
                                      "draft message you would like to mail merge with:",
                                      Browser.Buttons.OK_CANCEL);

    if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){ 
    // If no subject line, finishes up
    return;
    }
  }

  // Gets the draft Gmail message to use as a template
  const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);

  // Gets the data from the passed sheet
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  // Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts 
  // https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
  // @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
  const data = dataRange.getDisplayValues();

  // Assumes row 1 contains our column headings
  const heads = data.shift(); 

  // Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
  // @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
  const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);

  // Converts 2d array into an object array
  // See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
  // For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
  const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));

  // Creates an array to record sent emails
  const out = [];

  // Loops through all the rows of data
  obj.forEach(function(row, rowIdx){
    // Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
    if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
      try {
        const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);

        // See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
        // If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
        // Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
        GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
          htmlBody: msgObj.html,
          // bcc: 'a.bcc@email.com',
          // cc: 'a.cc@email.com',
          // from: 'an.alias@email.com',
          // name: 'name of the sender',
          // replyTo: 'a.reply@email.com',
          // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
          attachments: emailTemplate.attachments,
          inlineImages: emailTemplate.inlineImages
        });
        // Edits cell to record email sent date
        out.push([new Date()]);
      } catch(e) {
        // modify cell to record error
        out.push([e.message]);
      }
    } else {
      out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
    }
  });

  // Updates the sheet with new data
  sheet.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);

  /**
   * Get a Gmail draft message by matching the subject line.
   * @param {string} subject_line to search for draft message
   * @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
  */
  function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
    try {
      // get drafts
      const drafts = GmailApp.getDrafts();
      // filter the drafts that match subject line
      const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
      // get the message object
      const msg = draft.getMessage();

      // Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
      // Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
      // Gets all attachments and inline image attachments
      const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
      const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
      const htmlBody = msg.getBody(); 

      // Creates an inline image object with the image name as key 
      // (can't rely on image index as array based on insert order)
      const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});

      //Regexp searches for all img string positions with cid
      const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
      const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];

      //Initiates the allInlineImages object
      const inlineImagesObj = {};
      // built an inlineImagesObj from inline image matches
      matches.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);

      return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody}, 
              attachments: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
    } catch(e) {
      throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
    }

    /**
     * Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
     * @param {string} subject_line to search for draft message
     * @return {object} GmailDraft object
    */
    function subjectFilter_(subject_line){
      return function(element) {
        if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
          return element;
        }
      }
    }
  }

  /**
   * Fill template string with data object
   * @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
   * @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
   * @param {object} data object used to replace {{}} markers
   * @return {object} message replaced with data
  */
  function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
    // We have two templates one for plain text and the html body
    // Stringifing the object means we can do a global replace
    let template_string = JSON.stringify(template);

    // Token replacement
    template_string = template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
      return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
    });
    return  JSON.parse(template_string);
  }

  /**
   * Escape cell data to make JSON safe
   * @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
   * @param {string} str to escape JSON special characters from
   * @return {string} escaped string
  */
  function escapeData_(str) {
    return str
      .replace(/[\\]/g, '\\\\')
      .replace(/[\"]/g, '\\\"')
      .replace(/[\/]/g, '\\/')
      .replace(/[\b]/g, '\\b')
      .replace(/[\f]/g, '\\f')
      .replace(/[\n]/g, '\\n')
      .replace(/[\r]/g, '\\r')
      .replace(/[\t]/g, '\\t');
  };
}

修正

差し込み印刷の自動化は、必要に応じて何度でも編集できます。ソースコードに加えることができるオプションの変更をいくつか示します。

Bcc、Cc、ReplyTo、From のメール パラメータを追加する

サンプルコードには、メールの送信元アカウントの名前、返信先メールアドレス、Bcc と Cc のメールアドレスを制御できる追加のパラメータがいくつか含まれています。これらのパラメータは現在コメントアウトされています。

追加するパラメータの先頭にあるスラッシュ // を削除して、パラメータを有効にします。

次のサンプルは、ほとんどのメール パラメータを有効にする sendEmails 関数の抜粋を示しています。

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
         htmlBody: msgObj.html,
         bcc: 'bcc@example.com',
         cc: 'cc@example.com',
         from: 'from.alias@example.com',
         name: 'name of the sender',
         replyTo: 'reply@example.com',
        // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)

上記のサンプルでは、replyTo パラメータが設定されているため、noReply パラメータは引き続きコメントアウトされています。

メールに Unicode 文字を含める

メールに絵文字などの Unicode 文字を含める場合は、Gmail サービスではなく Mail サービスを使用するようにコードを更新する必要があります。

サンプルコードで、次の行を更新します。

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

この行を次のコードに置き換えます。

MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

寄稿者

このサンプルは、エディンバラ フューチャーズ インスティテュートのラーニング デザインおよびテクノロジー リード、ブロガー、Google デベロッパー エキスパートである Martin Hawksey 氏によって作成されました。

  • Martin の Twitter アカウントは @mhawksey です。
  • Martin の Google Apps Script 関連のブログ投稿をご覧ください。
  • Martin の YouTube 番組「Totally Unscripted」をご覧ください。

このサンプルは、Google デベロッパー エキスパートの協力を得て Google が管理しています。

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